С 1 июля 2017 года у граждан России появилась возможность оформить электронный больничный в кабинете ФСС на портале Фонда социального страхования РФ. Его выдают при временной нетрудоспособности, а также по беременности и родам.
С каждым месяцем медицинских учреждений, использующих такую возможность, становится все больше. Поэтому если работники обслуживаются в таких клиниках, бухгалтерам рекомендуют подключиться к этой программе и начать работу с личным кабинетом.
Инструкция получения, заполнения и осуществления выплат проста, не предполагает сложных действий ни со стороны работника, ни со стороны работодателя.
Зачем они нужны
Электронные больничные для работодателя гораздо выгоднее и удобнее, чем бумажные.
Сотрудник может посмотреть свой электронный больничный лист в кабинете ФСС (https://lk.fss.ru/recipient/). Больше не придется для этого бегать к бухгалтеру и отвлекать от работы коллег.
Для этого ему необходимо зарегистрироваться на сайте Госуслуг. После получения личного пароля осуществляется вход в кабинет. Проверить можно электронный больничный через Госуслуги или в том же ЛК Фонда социального страхования. Эти два сервиса подключены к единой системе и связаны между собой. Пароль от сайта Госуслуг подходит к входу в личный кабинет ФСС.
Подробнее о том, как застрахованному зарегистрироваться в личном кабинете ФСС, читайте в статье.
Как это работает?
Схема взаимодействия поликлиники, ФСС, работодателя и работника на первый взгляд может показаться сложной. Несмотря на то, что форма электронного больничного была принята в середине 2017 года, их стали использовать только в декабре 2017.
Поэтому еще не все работодатели подключены к системе личных кабинетов ФСС, и не каждая поликлиника выдает виртуальный больничный. Ожидается, что в скором времени все медицинские учреждения перейдут на удобную систему работы с Фондом соцстрахования.
Процедура получения ЭЛН в кабинете ФСС проста:
Как получить электронный больничный
У работника есть возможность выбирать, в какой форме ему предоставят лист нетрудоспособности. Необходимо предварительно уточнить, готов ли бухгалтер оформить виртуальный документ. Случается, что работник воспользовался новой услугой, а у него не принимают электронный больничный.
В таком случае медицинское учреждение аннулирует действие отправленной формы и выдает бумажный бланк. Если предварительно выяснить, готов ли работодатель принять новый формат, то этих проблем можно избежать. Пользование личным кабинетом ФСС и оформление листов нетрудоспособности на сегодняшний день является не обязанностью работодателя, а его правом.
Обратите внимание
При оформлении документа человек должен дать врачу письменное согласие на обработку персональных данных и оформление больничного листа онлайн. Документ не придется заверять печатями у главного врача и в регистратуре.
Больничному присвоят уникальный код, по которому документ можно найти в личном кабинете ФСС. Достаточно принести его на работу или просто сообщить по телефону бухгалтеру.
Действия работодателя в кабинете ФСС
Электронные больничные листы в ФСС найти и оформить несложно. Необходимо сначала зарегистрироваться в программе и получить индивидуальный код доступа юридического лица к своему кабинету. Для этого надо зарегистрироваться в Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах».
Читайте о том, как получить доступ в кабинет страхователя ФСС.
Разобравшись в алгоритме и повторив действия несколько раз, страхователь в скором времени приноровится и сможет оценить простоту и удобство с работы с системой.
После того, как будет получен доступ к личному кабинету ФСС, работодателю следует уведомить своих сотрудников о том, что они теперь могут воспользоваться услугой и заполнить электронный больничный лист в своем медицинском учреждении, если она там предоставляется. После предоставления индивидуального номера документа (специального кода больничного листа) его надо передать бухгалтеру. Дальнейшие действия страхователя будут следующими:
Бухгалтер при заполнении виртуального документа в личном кабинете ФСС может использовать образец электронного больничного листа.
Выплата пособия по электронному больничному в 2018 году осуществляется напрямую от ФСС или через работодателя.
В последнем случае бухгалтеру необходимо выполнить расчет и отдать деньги с предоставлением ближайшей заработной платы.
После этого он осуществляет возмещение из Фонда Социального Страхования по привычной системе (подачей электронного заявления или посещением кабинета специалиста ФСС).
Часть регионов участвует в проекте, предполагающем прямые выплаты. Для оплаты такого электронного больничного листа в 2018 году работодателю надо заполнить заявление в личном кабинете ФСС от имени застрахованного лица, получившего лист нетрудоспособности, после чего отправить в фонд.
Как работнику проверить свой лист нетрудоспособности в личном кабинете
Работник имеет возможность в любой момент просмотреть статус электронного больничного. Для получения данных необходимо также быть зарегистрированным на портале Госуслуг. В поле «авторизация» вводится номер телефона и пароль. После входа личный кабинет ФСС можно увидеть все свои электронные больничные и узнать:
- открыт, закрыт или продлен виртуальный больничный;
- в каком объеме начислено пособие;
- какие даты считаются периодом нетрудоспособности;
- правильно ли оформил документ работодатель.
Настройка электронных больничных в личном кабинете позволяет получать оповещение об изменении статуса на электронную почту.
В личном кабинете застрахованного лица есть интересная опция – калькулятор размера выплат. Работник может заранее приблизительно посчитать, какая сумма причитается ему по болезни. Для этого надо кликнуть на калькулятор в правом верхнем углу и заполнить все поля.
Сайт ФСС спросит вас о периоде и причине нетрудоспособности, не находились ли вы в стационаре и даже о том, не нарушали ли вы режим. Также вам придется вспомнить, когда вы устроились на нынешнее место работы, и точную сумму, заработанную за последние два года. Имеет значение и районный коэффициент.
После этого кликните на кнопку «Рассчитать», и сайт ФСС назовет приблизительную сумму, которую начислит бухгалтер по электронному больничному.
Переход на электронный больничный лист – это обязательно ли для страховщика? Взаимодействие с ФСС, инструкция оформления и выдачи
С 1 июня 2017 г. начался переход от бумажной формы листов временной нетрудоспособности к цифровой. Основанием к этому послужил принятый Госдумой ФЗ №86 от 01.05.2017 г. вносящий поправки в ст. 13 п.5 закона „Об обязательном соц.
страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством“ и ст. 59 п. 3.2 и 78 ФЗ „Об основах охраны здоровья граждан в РФ“».
В этих законодательных документациях четко прописано кто и каким образом может получить больничный лист в электронном формате.
Что это значит, как он выглядит, оформляется и в чем отличие электронного от бумажного варианта?
Электронный вариант больничного не отличается от привычного бумажного, но выдается в цифровом формате с цифровой подписью уполномоченной мед. организацией и ее конкретным медработником. Он имеет ряд преимуществ для пациента, работодателя и больницы. Такая форма ведения листов более экономна, надежны и практична.
Уважаемые читатели! Если Вы не нашли на нашем сайте нужную информацию по тому или иному вопросу, задавайте его в режиме онлайн по телефонам: Также, получить бесплатную юридическую помощь у нас на сайте. Заданный Вами вопрос не заставит долго ждать!
Экономия заключается в отсутствии потребности тратить бумагу и время врача на заполнение от руки, а больному не нужно затем бегать по кабинетам, чтобы проставить печати и
подписи. Для предоставления работодателю достаточно продиктовать ему номер документа. Надежность заключается в невозможности потерять или испортить такую бумажку, к тому же номер ее всегда доступен для пациента в его персональном кабинете в системе Соцстраха. Подделать его практически невозможно, что на руку работодателю – избавляет от тех, кто желает отдохнуть за счет руководства.
Еще одно важное преимущество для всех сторон – минимальный риск допущения ошибок в заполнении, что избавляет от лишних штрафов. Цифровая отчетность проверяется автоматически при отправке соответствующим программным обеспечением, снижая к минимуму возможность допущения ошибки. Оформляется такой документ по желанию пациента, закрепленного письменным согласием.
Для чего необходима замена лет расчетного периода, образец заявления
Переход на ЭЛН для страхователя – это обязательно? Подробная процедура перехода
Со временем все медучреждения перейдут на цифровую форму выдачи ЭЛН, однако на данный момент выбор формы больничного – добровольное решение пациента. По закону на данный момент оба варианта равносильны. Электронный лист о временной нетрудоспособности выдается по письменному согласию больного.
Участие в формировании виртуального больничного принимают четыре стороны:
- Застрахованное лицо;
- Работодатель;
- Фонд соцстраха;
- Мед. учреждение.
Онлайн калькулятор для расчета листка временной нетрудоспособности
Многие медицинские организации еще не готовы к такой реорганизации. Не все врачи имеют доступ к интернету и достаточные знания в оформлении цифровых документов.
Именно поэтому переход проводится постепенно, а документ принимается и в письменной, и в электронной форме. Чтобы получить цифровой больничный от ФСС, работодателю нужно зарегистрироваться на сайте cabinets.fss.
ru, а его работнику – письменно согласиться на выдачу такой формы листа.
- Так, для возможности оформления цифрового больничного компания-работодатель должна пройти следующий порядок действий:
- 1) Оформить соглашение с территориальным отделом Фонда соцстраха о информационных отношениях, предусматривающих обмен данными по выдаче эл. листа нетрудоспособности;
- 2) Получить цифровую подпись и дополнить имеющееся программное обеспечение по отчетности;
- 3) Внести изменение в ведение отчетов, внеся положение о принятии больничных в электронной форме наравне с бумажной;
- 4) Зарегистрироваться от лица компании на портале Госуслуг и создать личный (персональный кабинет) на сайте ФСС.
- После выполнения процедуры оформления, компания становится полноценным участником документооборота ЭЛН, что значительно упрощает оформление отчетности по больничным.
ВОПРОС — ОТВЕТ: Что делать работодателю, если его сотрудник принес талон, корешок электронного больничного листка?
Работодатель обязан принять и оплатить лист временной нетрудоспособности по новой схеме, даже если подобный способ оплаты в данной организации ранее не работал. По закону не принять больничный в электронном виде работодатель просто не имеет права. В любом случае в установленные законом сроки оплата за временное отсутствие по болезни работнику должна быть произведена
Все тонкости по работе с электронным больничным листом и инструкция по взаимодействию с ФСС
Электронный лист нетрудоспособности (ЭЛН) облегчает и сокращает время на обработку информации, обеспечивает свободный доступ к данным для работодателя и работника, удобен для заполнения врачом. Введение ЭЛН упростило взаимодействие между лечебной организацией, работодателем, заболевшим работником и Фондом социального страхования (ФСС), уменьшило оборот бумажных документов, сократило расходы на их хранение, повысило контроль над подлинностью.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 653-64-25. Это быстро и бесплатно!
Показать содержание
Краткий алгоритм использования
Подключение к системе и регистрация в ЕСИА
Техническая возможность подключения к системе выдачи виртуальных больничных предоставлена ФСС повсеместно.
Наниматели получают доступ к электронным базам больничных через «Личный кабинет работодателя» Фонда социального страхования. Чтобы сделать обработку ЭЛН удобнее, можно пользоваться такими бухгалтерскими программами, как «1С:Зарплата и управление персоналом», «Упрощенка 24/7» и другие.
Для подключения к системе выдачи ЭЛН и работе с ней:
- Медицинские учреждения и наниматель должны иметь специальные программные средства, авторизоваться в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА), иметь электронную подпись, заключить соглашение с ФСС об информационном взаимодействии.
- Пациент должен зарегистрироваться на сайте государственных услуг, при оформлении ЭЛН предоставить свои паспортные и иные данные, СНИЛС и письменное согласие на получение ЭЛН.
ЕСИА обеспечивает доступ разных категорий пользователей к информации, которая хранится в государственных информационных системах, и её защиту.
Для авторизации с помощью электронной подписи (ЭП) следует:
- Для успешной аутентификации необходимо, чтобы в сертификате был указан СНИЛС физического лица.
- В случае возникновения трудностей при регистрации в ЕСИА, можно обратиться в службу технической поддержки Единого портала государственных и муниципальных услуг.
- Данные для расчета пособия по нетрудоспособности в ЭЛН подтверждаются усиленными электронными подписями компетентных лиц: главного бухгалтера, руководителя и страхователя.
- Следует отметить, что электронная подпись не работает без установленного криптопровайдера.
Порядок взаимодействия работодателя с ФСС по листку нетрудоспособности
Подключение работодателя к системе ЭЛН является не правом, а обязанностью. Согласно законодательству только работник выбирает получать больничный в электронном или бумажном виде. По юридической силе эти документы одинаковы. Работодатель обязан принять любой больничный лист.
Далее рассмотрим, какие действия должен предпринять руководитель, если работник принес ЭЛН.
Инструкция, как работать работодателю с больничным листком и как отправить его в ФСС:
Теперь, когда вы уже знаете о том, какие действия совершает работодатель, чтобы загрузить и отправить листок нетрудоспособности в ФСС, поговорим об особенностях заполнения документа и о том, как работают с ним кадровики и другие сотрудники компании.
Заполнение ЭЛН осуществляет уполномоченное работодателем должностное лицо, а значит, работать с ним могут сотрудники отдела кадров, отдела организации труда и заработной платы, бухгалтер, расчетчик и иные лица.
Работодатель обязан в течение 5 рабочих дней после получения листа нетрудоспособности передать его вместе со всеми необходимыми документами для расчета пособия в ФСС. Далее у фонда есть 10 дней, чтобы рассчитать и провести выплату.
В ЭЛН бухгалтеру не нужно проверять правильность его заполнения медицинским учреждением и устанавливать его подлинность.
Для обработки ЭЛН бухгалтер должен:
Правила расчета пособий по временной нетрудоспособности и сроки их выплат с введением ЭЛН не изменились.
Работодатели не обязаны распечатывать и хранить копии ЭЛН.
Мнение эксперта
Войтова Анна Анатольевна
Опыт в консультировании по юридическим вопросам физических лиц — более 5 лет
В качестве заключения к статье, а вместе с тем и отвечая на некоторые комментарии, хотелось бы сказать следующее.
В нашей стране законодательство работает по принципу «придумай, пробуй, изменяй, работай по-старому».
К примеру, разбираемые в статье электронные листы нетрудоспособности. Решили избавиться от бумажной волокиты — придумали ЭЛН, создав тем самым больше трудностей и для работодателей, и для больниц, ну и для нетрудоспособных, конечно.
Раньше месяц ждали «больничные», теперь по два.
Важно
В первую очередь, хочу обратить внимание на тот факт, что пока вся страна не перейдет к единой системе, и привычные бумажные носители, и электронные имеют одинаковую юридическую силу. Представьте, начались опять природные бедствия где-нибудь на просторах нашей страны и города остались без электричества. О каких ЭЛН может идти речь? Опять начнется работа по-старому.
Во-вторых, (не устаю напоминать) федеральное законодательство отличается от того, что есть на местах. Если в местном органе власти выбрали свой порядок работы с ЭЛН, то применять работодателям придется именно его. Несмотря на региональные и федеральные порядки.
Из всего вышесказанного следует: изучайте местное законодательство, не стесняясь требовать разъяснений от специалистов на местах (они для того и получают заработную плату). Если работа с ЭЛН не налажена или допущены ошибки, а сроки уже на исходе, не бойтесь обращаться к образцу старого формата.
+7 (499) 653-64-25Москва
Внедрение электронных листов нетрудоспособности для работодателя минимизировало риски их подделки ускорило и упростило передачу информации в ФСС.
Электронный вариант хорош тем, что исключает ошибки при заполнении. Нет необходимости обеспечивать его хранение в бумажном виде, восстанавливать бланк в случае потери.
Работник получил дополнительные возможности по контролю расчета пособия.
Инструкция: Как работать с электронным больничным работодателю
Чтобы работать с электронными больничными листками, организации потребуется завести личный кабинет в Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах» ФСС на cabinets.fss.ru (далее — ЕИИС «Соцстрах»). Войти в него можно через учетную запись юрлица на портале Госуслуг.
Если у вашей организации нет подтвержденной учетной записи на Госуслугах, создайте ее в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА):
После регистрации в личном кабинете ЕИИС «Соцстрах» заполните информацию о своей компании и ознакомьтесь с инструкцией.
Для каждого участника системы предусмотрены свои функции личного кабинета:
- Больницы будут загружать в систему электронные листки, подписывая их квалифицированной электронной подписью.
- Бухгалтер будет видеть больничные сотрудников, получать нужные сведения для начисления пособия и заполнять раздел работодателя.
- Застрахованные смогут проверять, правильно ли заполнен больничный лист и корректно ли начислено пособие.
- Федеральный закон № 86-ФЗ предусматривает, что врач сможет оформить электронный больничный по временной нетрудоспособности, беременности или материнству, если соблюдены эти два условия:
- Медучреждение и работодатель застрахованного человека зарегистрированы в специальной автоматизированной системе электронных листков.
- Пациент в письменном виде согласился на оформление листка нетрудоспособности в электронной форме.
Утвержден перечень данных, которые требуются для проведения медико-социальной экспертизы застрахованного и начисления пособия, а также сроки их сдачи (Постановление Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567).
Шаг 2. Перераспределите обязанности
Назначьте бухгалтера, ответственного за работу с электронными больничными, получите на него электронную подпись и обеспечьте доступ к ЕИИС «Соцстрах». Если нужно, обучите новым правилам работы тех бухгалтеров, которые раньше работали только с бумажными больничными.
Во многих сервисах разрабатываются новые возможности для работы с электронными больничными. Для работы с электронными больничными можно воспользоваться и бесплатной программой, которую ФСС предлагает скачать в Личном кабинете работодателя.
В Контур.Экстерне электронные больничные можно загружать из ЕИИС, заполнять и отправлять в ФСС
Перейти на сайт
Шаг 3. Расскажите сотрудникам об изменениях
Как только компания подключилась к системе, расскажите сотрудникам, что у них есть право оформить больничный в электронном виде. Можно выпустить приказ под подпись или сделать рассылку по электронной почте.
ФСС оплатит больничный, если он представлен в электронной форме, за три рабочих дня
Работник сам решает, в каком виде хочет оформить документ: в бумажном или электронном. Но у электронного больничного есть преимущества, донесите их до сотрудников:
- Его проще оформлять, не нужно дополнительно заверять печатями в регистратуре.
- Его невозможно испортить, забыть, потерять. Если застрахованный потеряет номер больничного, он сможет восстановить его в личном кабинете по номеру СНИЛС и паролю с Госуслуг.
- Электронный больничный не нужно бережно хранить и передавать бухгалтеру, как его бумажный аналог. Достаточно сообщить номер листка по телефону или по почте. Это особенно актуально для компаний с филиалами, разными офисами или отдельно расположенной бухгалтерией.
- Если в регионе проходит пилотный проект по прямым выплатам, ФСС оплатит больничный, представленный в электронной форме, за три рабочих дня (в бумажной форме — за 10 дней).
Татьяна Огородникова, бухгалтер «Агентство Бонус»:
— ФСС сама прислала нам письмо с приглашением стать участником системы и заключила с нами соглашение об информационном взаимодействии.
Оповещать сотрудников о возможности формировать больничные в электронном виде мы планируем в рассылках от имени директоров подразделений.
От введения электронных листков нетрудоспособности однозначно ждем только позитивных изменений в работе: например, больше не придется отправлять сотрудника к врачу, чтобы переоформить документ из-за ошибки. Раньше такое случалось.
Оформление пособия
Шаг 4. Получите от сотрудника номер больничного
Врач поликлиники входит в систему ФСС и формирует в ней листок нетрудоспособности: вносит необходимые данные, копирует информацию из электронной медкарты. Также он запрашивает в системе уникальный номер электронного больничного.
Готовый больничный медучреждение выгружает в ЕИИС «Соцстрах».
Выдавая больничный пациенту, врач и медучреждение заверяют документ усиленными КЭП. На этом этапе сотрудник не увидит больничного, он только получит уникальный номер, который затем будут использовать медучреждение, работодатель и ФСС. Он должен передать этот номер бухгалтеру, который занимается начислением пособия.
Шаг 5. Заполните листок в личном кабинете
По этому номеру бухгалтер находит в личном кабинете в ЕИИС «Соцстрах» больничный лист сотрудника. Полученные из листка сведения (о периоде болезни и т.д.) нужно будет использовать для расчета и учета больничного листа.
Также нужно будет заполнить свою часть: наименование компании, средний заработок, стаж и т.д. Дополнения в листке нужно заверить электронной подписью, которую вы используете для сдачи электронной отчетности.
На этапе выплаты пособия
Шаг 6. Передайте сведения в ФСС для выплаты или возмещения пособия
Заполненный больничный мгновенно поступит в отделение ФСС по месту работы застрахованного. Эти сведения ФСС будет учитывать при начислении и проверке пособия.
Дальше сценарии работы по начислению и выплате пособий различаются в разных регионах России.
Часть регионов участвует в пилотном проекте ФСС «Прямые выплаты», все они перечислены в Постановлении Правительства РФ от 21.04.2011 № 294. В этих регионах пособие выплачивает ФСС напрямую сотруднику.
В остальных регионах пособие сотруднику начисляет и выплачивает работодатель. Рассмотрим сценарии работы бухгалтера в обоих случаях.
Зачетная система
Рисунок 1. Порядок действий при оплате пособия по нетрудоспособности при зачетной системе страховых взносов.
При зачетной схеме:
- Рассчитайте пособие и выплатите его работнику с ближайшей зарплатой.
- Сумму расходов, понесенных на выплату пособия, можно или зачесть в счет уплаты взносов на социальное страхование, или возместить в ФСС. Чтобы получить возмещение, необходимо подойти в отделение ФСС и предоставить заявление или справку-расчет.
Прямые выплаты
Рисунок 2. Порядок действий при оплате пособия по нетрудоспособности в регионах, где действует пилотный проект «Прямые выплаты».
При прямых выплатах:
- В своей бухгалтерской программе выполните расчет среднего заработка для пособия.
- Если пособие за первые три дня нужно оплатить за счет работодателя, рассчитайте и включите эту часть в следующую зарплату.
- Подготовьте реестр в электронном виде (если отправляете данные через интернет) или заполните заявление в ФСС от имени сотрудника (если обращаетесь в ФСС лично).
- Отправьте реестр на портал ФСС или отнесите заявление лично в отделение ФСС.
- Проследите, чтобы работник получит пособие: ФСС выплатит его банковским или почтовым переводом.
Подробнее о прямых выплатах читайте в этой статье.
Контур.Бухгалтерия умеет обрабатывать оба сценария для разных регионов. При этом не важно, откуда получены исходные данные: из электронного или бумажного листка нетрудоспособности.
Перейти на сайт
Преимущество электронных больничных
Закон обязывает только медучреждения оформлять электронные больничные по требованию застрахованного. Штрафов для работодателя за то, что он не перешел на электронные больничные, пока не предусмотрено. Но в добровольном переходе на электронные больничные листы есть плюсы.
Меньше ошибок
При заполнении бумажного больничного ошибаются и врачи, и работодатели. Ревизоры-консультанты ФСС ежегодно находят ошибки в более чем 2 000 000 бумажных больничных, в том числе и бухгалтерские ошибки при расчете пособия. Использование электронных больничных листов способно свести эти ошибки практически к нулю.
Меньше злоупотреблений
Новая система электронных больничных позволит свести на нет злоупотребления при оформлении листков нетрудоспособности. Работнику будет гораздо сложнее подделать электронный листок, а факт подделки легче доказать.
Меньше работы
С переходом на электронные больничные не нужно будет тратить время на:
- передачу бумажных больничных в территориальные отделения ФСС;
- учет фактов хозяйственной жизни листков, так как они являются бланками строгой отчетности;
- проверку подлинности больничных;
- хранение и обработку архива.
Меньше места для архивов
Если оформлен электронный больничный, у работодателя нет обязанности хранить бумажный аналог. То есть не нужно будет выделять специальные места для хранения бланков строгой отчетности.
Над материалом работали Наталья Потапкина, эксперт веб-сервиса Контур.Бухгалтерия, Елена Кулакова, эксперт системы электронной отчетности Контур.Экстерн
Инструкция по электронному больничному листу: как работать с документом о нетрудоспособности, надо ли его распечатать, каков порядок взаимодействия кадровиков с ФСС?
Электронный больничный — как он работает для кадровиков? Это актуальная тема в свете повсеместного ввода электронного взаимодействия ФСС со страхователями и медицинскими компаниями. Об этом расскажет наш материал.
С какими больничными листами предстоит работать кадровикам и бухгалтерам
Привычный для нас больничный лист — это документ:
- подтверждающий временную неспособность к работе физлиц;
- выдаваемый медучреждением;
- оформленный на бумаге;
- необходимый для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности.
В настоящее время больничный лист может оформляться в одной из 2 форм:
Появление новой формы больничного листка порождает множество вопросов в первую очередь у кадровиков и бухгалтеров: как будет действовать система электронных больничных, добавятся ли у них новые функции в связи с этими нововведениями, как оформлять и учитывать электронные больничные листы? Об этом расскажем далее.
Изменятся ли функции кадровика при введении виртуального больничного
С появлением электронных больничных в работе кадровиков кардинальных изменений не предвидится. В их функции по-прежнему входит заполнение в листке нетрудоспособности необходимых данных: о страховом стаже, условиях исчисления пособия и др. Перечень заполняемых кадровиком сведений в больничном листе устанавливается внутрифирменным локальным актом (регламентом, инструкцией, приказом).
- В настоящее время кадровики могут столкнуться одновременно и с бумажными, и с электронными больничными листками, поэтому при их заполнении важно не забыть основные правила их оформления.
- Для обеих форм больничного листа существует законодательно установленные ограничения и условия оформления.
- Выписанный в бумажном виде больничный заполняется:
- заглавными буквами на русском языке;
- чернилами черного цвета (или с использованием печатающих устройств);
- по правилу: одна ячейка — один знак или буква.
разделов и строк больничного листа см. здесь.
Для электронной формы больничного листа не имеет значения цвет чернил — вся информация заполняется на компьютере. Однако электронный больничный оформляется с некоторыми ограничениями:
- медработник оформит его только в том случае, если пациент даст свое письменное согласие на это;
- заполнение электронного листка нетрудоспособности возможно только в тех медицинских учреждениях, которые имеют специальное программное обеспечение, доступ к интернету, а также подключены к региональной медицинской информационной системе;
- работодатель пациента оформил соглашение с ФСС об информационном взаимодействии, зарегистрировался на сайте госуслуг, открыл личный кабинет на сайте cabinets.fss.ru и получил усиленную электронную подпись.
Обязан ли работодатель принимать электронные больничные, читайте здесь.
Вне зависимости от формы листка нетрудоспособности, в нем должны быть заполнены 2 основные части:
- одна — работником медучреждения;
- вторая — работодателем.
В последующих разделах остановимся на новой форме (электронной) больничного листка, что позволит детальнее изучить вопрос «Что такое электронный больничный и как он работает для кадровиков?».
Как будет работать электронный больничный лист
Возможность оформления электронного листка предусмотрена законом «О внесении изменений…» от 01.05.2017 № 86-ФЗ. Переходу к электронной форме взаимодействия работодателя и медучреждения с ФСС предшествовала масштабная информатизация системы здравоохранения, без которой наладить электронный документооборот не представлялось возможным.
Для оформляющего электронный больничный сотрудника медучреждения схема действий заключается в следующем:
- занесение в спецпрограмму на компьютере сведений о пациенте и поставленном диагнозе (в модуле «Электронная медицинская карта»);
- часть необходимых данных в больничный лист попадает из электронной медкарты, а остальные сведения дополняются медработником при заполнении электронного образа листка нетрудоспособности (в модуле «Лист нетрудоспособности»);
- подписание больничного электронной подписью и отправка его в ЕГИСЗ (единую государственную информационную систему в сфере здравоохранения).
Для сотрудника (пациента) предусмотрена следующая схема действий в процедуре получения электронного больничного:
- дать письменное согласие на заполнение больничного в электронной форме;
- получить от медперсонала номер больничного листа;
- сообщить номер больничного работодателю (специалистам кадровой или бухгалтерской службы).
О функциях работодателя в процедуре работы с электронным больничным см. далее.
Выбор системы работы с листками нетрудоспособности
Компания вправе выбирать схему работы с листками нетрудоспособности:
- традиционную (действующую систему работы с бумажными больничными);
- виртуальную (безбумажную технологию информационного взаимодействия с ФСС).
В электронных больничных ошибки практически исключены (или минимальны и быстро исправимы), а существование поддельных листков нетрудоспособности невозможно в принципе. Помимо этого, исключена вероятность утери или порчи электронного листка нетрудоспособности.
Введение электронного больничного сохранило за работодателем обязанность по заполнению своего раздела больничного листа. Его содержание аналогично бумажной форме этого документа.
Какими сведениями кадровику и бухгалтеру заполнить свой раздел бумажного больничного листа, узнайте из материала «Пример заполнения больничного листа работодателем».
Функции работодателя по работе с электронным больничным
Действия кадровиков по заполнению электронного больничного листа не описаны в федеральных нормативных актах.
А отдельные фирмы не имеют в штатном расписании должности кадровика, и его функции выполняет бухгалтер или иной специалист.
Количество и состав сотрудников, участвующих в оформлении электронного больничного, а также иные необходимые регламенты компания прописывает и утверждает на свое усмотрение.
При работе с электронными больничными работодателю необходимо учесть следующее:
- обработать электронный листок нетрудоспособности можно через личный кабинет на сайте cabinets.fss.ru, попасть в который возможно с помощью логина и пароля от учетной записи на сайте госуслуг;
- после входа в личный кабинет требуется выбрать из предложенного системой списка сертификат электронной подписи;
- на первой вкладке «Электронные листки нетрудоспособности» содержится информация о Ф. И. О. сотрудника, его СНИЛС, номер листка нетрудоспособности, дате выдачи и периоде нетрудоспособности, а также о статусе электронного больничного («Пособие выплачено» или «Заполнен страхователем»);
- чтобы заполнить недостающие данные в электронном больничном, в предложенном списке нужно найти необходимый листок и нажать кнопку «Получить ЛН»;
- в раскрывшемся бланке электронного больничного найти вкладку «Заполняется работодателем» и заполнить данные по расчету пособия, сохранить информацию путем нажатия соответствующей кнопки;
- при получении от фонда уведомления об ошибке необходимо исправить данные или отправить дополнительные документы;
- отслеживать статус листка нетрудоспособности можно с помощью специальных журналов: обмена данными, реестров и пособий (каждый журнал расположен в отдельной вкладке на главной странице).
С 18.12.2017 утвержден новый порядок взаимодействия ФСС, медорганизаций и работодателей с применением системы «Соцстрах». Подробности см. в материале «Электронные больничные: новый порядок».
Обязательно ли работать именно через личный кабинет на сайте ФСС, узнайте здесь.
О функциях работодателя в ситуации, когда работник утратил здоровье на работе, расскажет материал «Несчастный случай на производстве — действия работодателя».
Электронный больничный — как он работает для кадровиков?
Электронный больничный — как он работает для кадровиков, волнует многих работодателей в связи с последними нововведениями в сфере социального страхования работников. Попробуем разобраться.
Электронный больничный: нововведение 2017 года
Пилотный проект «Электронный больничный лист» был запущен в 2014 году в Астраханской, Белгородской областях и Республике Татарстан. Эти регионы были выбраны, поскольку они, в отличие от других субъектов РФ, имеют наиболее развитую сеть информационного взаимодействия между госорганами и жителями.
Это интересно: Виза в малайзию для россиян 2019
Результаты тестирования подтвердили эффективность оборота электронных больничных листов (далее — ЭБЛ), поэтому было принято решение о закреплении данного явления на законодательном уровне.
01.05.2017 был принят закон «О внесении изменений…» № 86-ФЗ, добавивший новую форму больничного листа — электронную.
Совет
ЭБЛ имеет одинаковую с бумажным листом нетрудоспособности юридическую силу и выдается в тех же страховых случаях.
Вопросы-ответы
Что меняется с 1 июля 2017 года при введении электронных больничных?
Сегодня больничный лист выписывает медицинская организация только в бумажном варианте. Бланк выдается на руки застрахованному лицу, которое в дальнейшем передает его своему работодателю для расчета пособия. Работодатель, в свою очередь, заполняет отведенные для него поля листка нетрудоспособности, рассчитывает и выплачивает пособие работнику.
С 01 июля 2017 года возможен второй вариант получения больничного, который будет выглядеть следующим образом:
Медицинская организация после первичного осмотра застрахованного лица (работника) направляет запрос, удостоверенный в установленном порядке электронной подписью, в Систему Фонда социального страхования на выдачу единичного номера ЭЛН. После генерации номера, ЭЛН заполняется медицинской организацией в своей части и направляется в Систему Фонда.
Застрахованное лицо после закрытия ЭЛН получает на руки талон с идентификатором, содержащий сведения, необходимые для страхователя.
Далее работник предъявляет работодателю талон «Электронного листка нетрудоспособности», а работодатель отправляет запрос, удостоверенный в установленном порядке электронной подписью, в Систему Фонда и получает доступ к ЭЛН.
Работодатель производит расчет и выплату пособий по нетрудоспособности и по беременности и родам на основании полученных данных.
Перевод на электронное оформление листков нетрудоспособности в одночасье осуществить невозможно, он будет происходить последовательно.
Здравствуйте! Мне выдали электронный больничный лист. В перечне организаций, которые сдают отчетность в электронной виде, присутствует и организация, в которой я работаю (позвонил в ФСС). В отделе кадров отказываются принимать электронный больничный лист, ссылаясь на отсутствие необходимого программного обеспечения. Как мне быть в сложившейся ситуации?
Согласно ч. 5 ст.
Обратите внимание
13 Федерального закона «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» назначение и выплата пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам осуществляются на основании листка нетрудоспособности, выданного медицинской организацией в форме документа на бумажном носителе или (с письменного согласия застрахованного лица) сформированного и размещенного в информационной системе страховщика в форме электронного документа, подписанного с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи медицинским работником и медицинской организацией, в случае, если медицинская организация и страхователь являются участниками системы информационного взаимодействия по обмену сведениями в целях формирования листка нетрудоспособности в форме электронного документа.
Для осуществления обмена сведениями в целях формирования листка нетрудоспособности в форме электронного документа Фондом социального страхования РФ страхователям предоставлен на безвозмездной основе программный продукт «АРМ Подготовка расчетов для ФСС», а также сервис личных кабинетов, размещенный на официальном сайте Фонда социального страхования РФ (www.fss.ru).
- Кроме того, наиболее распространенные программные продукты такие, как «1С», «Парус», «СБиС», «Контур-Экстерн» и другие доработаны производителями и имеют функционал по работе с электронными листками нетрудоспособности, поэтому на сегодняшний день у работодателей имеется техническая возможность принятия электронного листка к оплате.
- При таких обстоятельствах, отказ в приеме от работника электронного листка нетрудоспособности является нарушением его прав на социальное обеспечение, который может быть обжалован в установленном законодательством порядке.
- Кто будет определять электронный или бумажный больничный следует выдавать?
Согласно Федеральному закону от 01.05.2017 № 86-ФЗ с 1 июля 2017 года будут действовать оба формата больничного: «бумажный» и электронный.
Врач медицинской организации оформит больничный листок либо в печатном виде, либо в электронном виде с письменного согласия работника.
Однако, одного желания работника недостаточно. ЭЛН можно будет получить только в том случае если медицинская организация и работодатель являются участниками системы информационного взаимодействия по обмену сведениями в целях формирования листка нетрудоспособности в форме электронного документа.
То есть, если медицинская организация– может оформить ЭЛН, а работодатель – готов принять к оплате ЭЛН.
Если застрахованному лицу оформлен ЭЛН, а страхователь-работодатель не является участником информационного взаимодействия при передаче сведений по ЭЛН. Каковы действия медицинской организации и застрахованного лица в такой ситуации.
— установив бесплатное программное обеспечение Автоматизированное рабочее место «Подготовка расчетов для ФСС», предоставляемое Фондом социального страхования Российской Федерации на безвозмездной основе на сайте: fss.ru.
— используя программное обеспечение специализированных операторов (1-С, Парус и др.);
— через личный кабинет страхователя на сайте: cabinets.fss.ru (в данном случае необходима регистрация на ЕПГУ).
- Возможно ли распределение ролей между службами (кадровая, бухгалтерия) в АРМ «Подготовка расчетов для ФСС»?
- Возможность распределения ролей в АРМ «Подготовка расчетов для ФСС» отсутствует.
- А что такое личный кабинет страхователя?
- Личный электронный кабинет страхователя выполняет следующие функции:
- — получение данных ЭЛН, по его номеру и СНИЛС работника;
- — просмотр электронных листков нетрудоспособности, вывод на печать;
- — автоматизированное формирование электронных отчетов по заболеваемости сотрудников, с целью проведения профилактических мероприятий.
- Кроме того, в личном кабинете страхователя формируется общая информационная база по всем вопросам взаимодействия его с Фондом социального страхования.
Чтобы работать в личном кабинете страхователя на сайте: cabinets.fss.ru организации потребуется регистрация на Едином портале государственных услуг.
На сайте Фонда социального страхования Российской Федерации cabinets.fss.ru функционирует личный кабинет застрахованного лица, в котором он может не только просматривать свои больничные, полученные в электронном виде, но и назначенные и выплаченные ему пособия. Для просмотра информации в личном кабинете застрахованному лицу потребуется регистрация на Едином портале государственных услуг.
Я являюсь безработным гражданином, имею ли право медицинская организация выданный мне электронный листок нетрудоспособности заменить на бумажный для предоставления в органы службы занятости населения?
Органы службы занятости населения в отношении безработных граждан не выступают страхователями, тем самым к участникам информационного взаимодействия в соответствии с Правилами информационного взаимодействия по обмену сведениями в целях формирования листка нетрудоспособности в форме электронного документа, утвержденного постановлением Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567 не относятся.