Наверх

Правила написания писем с точки зрения этики

Правила написания писем с точки зрения этики
  • 25.11.2019 13:21
  • Текст: Storm24.media

Этикет делового электронного письма от А до Я

Правила написания писем с точки зрения этики

Этикет делового электронного письма от А до Я
(в помощь профсоюзному активу)

Любому человеку необходимо уметь грамотно излагать на бумаге свои мысли, особенно, если это касается документов, которые направляются в адрес иных лиц, а тем более из числа руководителей.

Профсоюзным работникам и активистам достаточно часто приходится писать различные письма, обращения, заявления и т.д. Поэтому знать этикет делового письма профлидерам просто необходимо, для того чтобы выглядеть солидно и иметь хорошую репутацию.

Специфика деловых отношений

Если вы хотите понимать, как правильно писать письма по работе, вам необходимо знать, чем деловое общение отличается от обычного. Как и любое другое, оно включает в себя обмен информацией, взаимодействие и восприятие друг друга.

Обратите внимание

Но основная черта делового общения состоит в том, что в нем практически нет личного компонента. К примеру, на работе или в какой-либо государственной организации мы практически не проявляем никаких свойственных нам особенностей характера: не шутим, не кричим, не танцуем и т.д. …

Наоборот, мы надеваем маску спокойного, вежливого и делового человека, которого ничем не прошибешь.

В деловом общении не место эмоциям. Никого из ваших руководителей или коллег не устроит, если вы вдруг начнете плакать или прыгать от радости. Нет, конечно, вы не робот, но что-то близкое к этому. По крайней мере, вам приходится избегать ярких и глубоких эмоций.

Еще одна черта делового общения — его нельзя прекратить тогда, когда вам этого хочется. То есть в обычной жизни такое тоже бывает, например, когда вы разговариваете со свекровью или родителями.

Но в профессиональной сфере совсем уйти нельзя, если работник организации, член Профсоюза о чем-то спрашивает или просит.

А также игнорировать его письма, заявления, обращения, сообщения и звонки — есть риск «потерять» этого человека, как члена Профсоюза после такого.

У делового общения всегда есть цель. Если на кухне с друзьями вы собираетесь просто поболтать (хотя за этим тоже стоят свои потребности), то на работе вы сходитесь с определенными людьми с довольно понятным замыслом.

Это может быть обсуждение проблемы, планирование работы организации или что-нибудь еще. Соответственно, такая особенность формирует характер делового общения: выдержанный, «сухой», быстрый, четкий и без лирических отступлений.

По крайней мере, именно так все складывается в большинстве ситуаций.

Общий этикет делового письма

Важно

Естественно, что письменная речь сильно отличается от устной: в ней у вас нет возможности интонационно расставить акценты. Да и этикетных норм в этом случае гораздо больше — по крайней мере, именно так кажется в тот момент, когда вы решаетесь написать некий документ.

Отдельно стоит упомянуть о бумаге. Если раньше, говоря о письме, вы сразу же представляли себе белоснежный конверт, опускаемый в почтовый ящик, то сейчас ситуация изменилась. Обычной почтой пользуются все реже, в то время как электронная набирает свои обороты.

Нельзя забывать и о том, что бумага для документов должна быть идеально чистой и не помятой — это вопрос репутации. Желательно для организации Профсоюза иметь фирменные бланки с указанием всех возможных контактов (телефонов, факсов, адреса электронной почты) для деловой корреспонденции.

Все страницы, кроме титульной, должны нумероваться.

Однако обычной почтой все чаще пользуются не для отправки писем, а для рассылки договоров и прочих деловых бумаг. Общение же отдано на откуп электронной переписки.

Кстати, в случаях, когда вам необходимо быстро решить какой-либо вопрос и это уместно, обращения и приветствия в каждом повторном сообщении можно опустить.

Но первое письмо так или иначе должно начинаться с конструкции вроде: «Добрый день, уважаемый Иван Иванович…».

В письменной речи (особенно деловой) особую важность приобретает грамотность. Когда вы просто разговариваете с человеком, достаточно лишь избегать нарочитых речевых ошибок и грубостей, правильно расставляя ударение. На письме же могут стать явными все ваши пробелы в знании русского языка.

Поэтому, если вы не чувствуете уверенности в собственной грамотности, перед отправкой письмо лучше лишний раз проверить на грамматические ошибки. Не забывайте писать начало предложения с заглавной буквы и расставлять знаки препинания, ведь без этого бывает очень сложно понять смысл послания.

Используйте пропуски и многоточия для структурирования текста.

Совет

Говоря о стиле общения, не следует забывать, что ваше письмо, в первую очередь, должно быть «читабельным».

То есть рекомендуется избегать сложных многоуровневых конструкций и лишних слов (за исключением тех случаев, когда вы — юрист, или это необходимо в переписке).

Язык деловой переписки, в отличие от обычной, зачастую изобилует профессиональным жаргоном и штампами — это является этикетной нормой.

Нюансы деловой переписки

Мы уже писали про общий этикет деловой переписки. Однако существуют множественные нюансы, описание которых достойно не то, что отдельной статьи, но целой книги. Мы специально для вас отобрали самые востребованные и актуальные особенности делового письма. Предлагаем ознакомиться с ними.

Структура делового письма

Как и любое другое, деловое письмо имеет свою четкую структуру. Только вот если в обычном она может достаточно сильно варьироваться от случая к случаю и в зависимости от вашего желания, то в служебном сообщении есть довольно строгие правила написания.

В то же время не существует единого стандарта, по которому оформляется большинство писем — как правило, в каждой организации существуют свои нормы.

Тем не менее, мы предлагаем вашему вниманию наиболее общие основы оформления электронного делового письма, которые будут актуальны в девяноста процентах случаев.

1. «Шапка» письма, соответствующая корпоративному стилю

Помните, мы говорили о необходимости для каждой солидной организации иметь свои фирменные бумажные бланки? То же самое касается и электронных писем. Если у вас до сих пор такого нет, то попробуйте его разработать и тогда ваши послания станут выглядеть более солидно.

2. Приветствие

Обратите внимание

В деловых сообщениях не обязательно приветствие как таковое (слова «здравствуйте» и «добрый день») — вместо этого рекомендуется сразу же обращаться к адресату по имени отчеству. Однако если переписка межличностная, но носящая формальный характер, то будет уместным попривествовать своего собеседника в первом письме.

3. Основное содержание письма

Эта часть обладает наиболее высокой информационной нагрузкой: в ней вы раскрываете цель своего обращения. Таких аспектов может быть несколько, соответственно, изложение каждого должно начинаться с отдельного абзаца. Выделение необходимо из-за того, что по каждой проблеме, как правило, принимается самостоятельное решение.

Примерами могут служить следующие фразы: «просим», «сообщаем», «предлагаем к рассмотрению» и т.д. … Помните, что внутри аспектов тоже есть своя структура.

Вам необходимо обосновать актуальность запроса, раскрыть его содержание, описать ожидаемый результат в случае удовлетворительного ответа и сформулировать определенные гарантии для адресата.

4. Прощание

В отличие от обычной разговорной речи, в деловых письмах не используются непосредственные речевые формулы. Целью заключительной фразы является выражение уважения и дань вежливости. Например, «искренне ваш», «с наилучшими пожеланиями», «с уважением», «заранее благодарны за ответ» и т.д.

5. Личная подпись

В ней обязательно должны быть указаны ваши фамилия, имя и отчество, должность (возможно, с названием организации, структурного подразделения, где вы работаете), а также контактные номера телефонов. Без этого зачастую бывает очень сложно держать связь с человеком. Кстати, сейчас существует такой вариант, как электронная подпись.

Она представляет из себя специальный файл с текстовой подписью, которая автоматически проставляется в конце каждого письма. Ее использование находит все более широкое применение и обладание электронной подписью уже считается хорошим тоном.

Если говорить о размерах, то электронная подпись не должна быть больше пяти-шести строк и превышать объем в семьдесят символов.

6. Ссылка на сайт организации и логотип

Важно

Это такие же элементы корпоративного стиля, как и фирменный бланк. Поэтому задумайтесь о том, чтобы иметь сайт своей профсоюзной организации или страничку на сайте вашего предприятия.

Следует помнить, что эта довольно универсальная структура может варьироваться в зависимости от типа послания.

Выделяются благодарственные, гарантийные и сопроводительные письма, приглашения, извещения, заявления, напоминания, сообщения, предупреждения и требования. Но практически ко всем им применима данная структура.

Размер электронного письма достаточно четко оговаривается этикетными нормами: как правило, оно должно быть короче в два раза, чем написанное от руки.

Если же вы хотите переслать большой объем информации, то в теле самого письма лучше поместить краткий сопроводительный текст, а все остальное оформить как отдельное вложение.

В тех случаях, когда оно имеет большой объем, превышающий один мегабайт, адресата лучше об этом предупредить — не все организации оплачивают безлимитный доступ в интернет.

Ответ на сообщение

 Вы, наверное, замечали, что когда вы нажимаете кнопку «Ответ» («Reply») при отправке сообщения, перед темой ответного письма появляется частица «Re…». Она поможет вашему адресату понять, на какое послание вы ответили. А в открывшемся окне появляется текст предшествующей переписки. Стирать его или сохранять — вот в чем вопрос.

Все зависит от того, каким уровнем формальности обладает переписка.

Проще говоря, если вы переписываетесь с приятелем или каким-то другим лицом, с которым необязателен крайне официальный слог, можно стереть лишнее, оставив лишь строки, позволяющее понимать, о чем идет разговор.

Для удобства можно также разбить свое письмо на эти самые цитаты и под каждой из них поместить свой ответ. Если же переписка должна быть в рамках всех формальностей, то сохраняйте ее содержание в нетронутом виде.

Речевые формулы

Совет

Как вы уже заметили, деловые письма практически полностью строятся на всевозможных речевых штампах или клише — устойчивых выражениях, демонстрирующих тот или иной феномен.

Очень полезно иметь под рукой «копилку» этих самых формул, которые можно компоновать друг с другом и писать длинные послания в полуавтоматическом режиме.

Про обязательное приветствие мы писали ранее, поэтому обратимся к менее встречающимся, но настолько же актуальным мыслям.

Выражение сожаления: «С сожалением сообщаем вам…», «К сожалению, мы не имеем возможности согласиться …», «К своему сожалению мы столкнулись с …»;

Похвала: «Благодарим вас за…», «Позвольте выразить вам признательность за…», «Учитывая ваш огромный вклад в…», «Спасибо вам за…»;

Приглашение, с подчеркнутыми позитивными эмоциями: «Мы были бы рады получить от вас…», «Примите наше приглашение, и мы надеемся, что у вас найдется время…», «Мы имеем честь предложить вам….», «С удовольствием приглашаем вас…»;

Завершающие фразы: «Надеемся на дальнейшее сотрудничество», «С интересом ожидаем от вас новых идей», «Выражаем вам свою уверенность, что проблема разрешится в ближайшее время», «Желаем вам успехов»;

Сроки ответа на электронные письма

Итак, вы отправили сообщение, а ответа все нет. Совершенно логично, что вы начинаете волноваться, получил ли адресат ваше послание.

Обратите внимание

Для того чтобы избежать этой неприятной ситуации в будущем, используйте функцию «Уведомление о получении», благодаря которой вам автоматически высылается подтверждение того, что ваше письмо было просмотрено.

Либо впишите строку с просьбой сделать это в текст сообщения. Альтернативным способом проверки также является простой звонок адресату с вопросом о доставке письма.

А вообще по нормам этикета делового общения ответ не должен затягиваться на срок более чем двое суток. Если вам необходимо большее время, то об этом следует уведомить вашего партнера по переписке. И, конечно, не стоит забывать, что отвечать стоит на все письма (за исключением разве что очевидного спама) — это гарантия вашей деловой репутации.

Любая норма предполагает некую общественную договоренность, облегчающую участникам общения их взаимодействие. Но незнание этих правил способно принести массу проблем партнерам по переписке. Поэтому распечатайте эту статью и повесьте над монитором — и очень скоро все озвученные нами нормы сами собой войдут в ваше сознание, перестав доставлять вам неудобства.

Подготовлено организационным отделом ЦК Профсоюза по материалам сайта JLady.ru

Этикет делового письма

Правила написания писем с точки зрения этики

Этикет делового письма

От того, как составлено и оформлено письмо, во многом зависит 
отношение адресата к автору письма.

Поэтому в письме важно все 
— качественно или нет выполнен бланк организации и конверт, хорошего ли качества бумага используется для письма, грамотно ли составлено письмо с точки зрения орфографии, пунктуации и стилистики, как изложены и интерпретированы автором факты.

Главное правило переписки 
— лица, участвующие в ней, должны быть вежливы и пунктуальны, заставлять корреспондента ждать недопустимо. За рубежом принято, что ответ 
на любое письмо должен быть дан 
в течение недели; у нас в 
стране ситуация несколько отличается, однако с точки зрения этикета 
нельзя заставлять партнера ждать слишком 
долго.

Если обстоятельства складываются так, что ответ в установленный 
срок дать нельзя, рекомендуется с 
извинениями сообщить об этом адресату, указав объективные причины задержки ответа и примерный срок окончательного решения. В служебной переписке 
не используют категоричный тон, иронические 
или тем более грубые выражения.

То, что можно смягчить в личном общении интонацией или легкой улыбкой, в письме будет воспринято в буквальном смысле; поэтому этикет делового письма требует, чтобы выражения, которые могут показаться кому-то резкими, смягчались использованием глаголов в сослагательном наклонении (например: «Нам бы не хотелось распространять информацию о наших клиентах без их ведома») или вводными конструкциями (например: «К сожалению, наша организация не располагает сейчас необходимыми материалами…»). Этикет способствует тому, что, как бы в данный момент ни складывались отношения с партнером по служебной переписке, надежда на возможность сотрудничества в будущем тем не менее должна сохраниться. Больше всего затруднений вызывает обычно вопрос, как правильно с точки зрения этикета обратиться к адресату. Самым распространенным и нейтральным является использование в письме обращения к адресату по имени-отчеству с добавлением прилагательного «уважаемый», причем обращение размещается посередине листа двумя-тремя межстрочными интервалами ниже реквизита «Адресат», например:

Уважаемый Иван Иванович!

Если автор письма не знает 
имени-отчества адресата, а располагает 
лишь сведениями о его фамилии, допускается 
использовать в обращении выражение 
«Уважаемый коллега (Иванов)!» или 
«Уважаемый господин Петров!»; несколько 
устаревшим является обращение «Уважаемый товарищ Сидоров!».

Прилагательное «Уважаемый» прекрасно сочетается также с наименованием звания, должности или социального положения, например: «Уважаемый господин предприниматель!», «Уважаемый господин директор!».

Важно

Если письмо адресовано известному деятелю 
культуры, науки или искусства, вместо слова «уважаемый» лучше использовать его синонимы «многоуважаемый» или 
«глубокоуважаемый» в сочетании 
с именем-отчеством адресата, например: «Глубокоуважаемый Юрий Владимирович!» 
К судье принято обращаться «Ваша 
честь» (хотя Гражданский процессуальный кодекс РФ рекомендует обращение 
«Уважаемый суд»), к лицам духовного 
звания — «Преосвященнейший владыко!». Обращение «Дорогой (дорогая)» в официальной переписке также допускается только в сочетании с именем-отчеством и подразумевает наличие длительных и особенно доверительных отношений с адресатом.

Особое внимание надо уделить 
правильному написанию наименования должности, фамилии, имени и отчества в адресе и приветствии. Ведь ничто 
так не портит впечатление, как неправильно 
написанная фамилия или имя. Прежде чем писать письмо, нужно сформулировать цель его составления и тщательно 
подойти к выбору фактов и аргументов.

Письмо должно быть написано в дружеском 
тоне, располагающем к сотрудничеству. Каждая фраза должна соответствовать 
достижению желаемого эффекта. Однако самыми важными в письме являются первый и последний абзацы.

Первый абзац письма должен содержать краткое 
изложение существа дела, но написать его надо так, чтобы первые фразы 
не настраивали адресата против автора письма, а, напротив, учитывали точку 
зрения адресата, его желания, интересы и потребности. В заключительной фразе письма рекомендуют выразить надежду на плодотворное сотрудничество.

Перед подписью обычно пишут «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями». Из переписки на иностранных языках в русскую корреспонденцию перекочевало выражение «Искренне Ваш(а)». Этикет требует, чтобы ответ на письмо, автором которого является руководитель организации, подписывало должностное лицо равного ему ранга, т. е.

тоже руководитель организации. Однако если инициативное письмо было подписано заместителем руководителя, то ответ может быть подписан как заместителем, так и самим руководителем.

Использование штампов

 Текст служебного документа не спутаешь ни с каким другим текстом. Это говорит о том, что за годы существования служебной документации у неё выработался свой стиль, подчиняющийся определённым правилам, которые составной частью входят в деловой этикет.

 Специфическую «окраску» таким документам придаёт использование сложившихся в отечественном делопроизводстве формулировок, языковых штампов, таких как: « освободить от занимаемой должности…»; « контроль за исполнением возложить…»; « оплата гарантируется…»; « во исполнение решения…

»; «мы, нижеподписавшиеся, составили настоящий акт о том, что…» и т.д. наличие таких штампов облегчает процесс составления служебных документов и обеспечивает им нужную информативность, облегчает, «стандартизирует» процесс восприятия документов.

Совет

Этим же обуславливается и необходимость лаконизма, точность формулировок, однозначность смыслового содержания служебных документов.

 Западные специалисты 
по делопроизводству полагают, что 
при составлении деловых писем 
следует избегать штампов. Язык 
деловых писем должен быть 
максимально приближен к разговорному. Сравните, как одно и то же содержание мое быть выражено в форме делового письма, которая принята у нас, и в форме, рекомендуемой западными специалистами:

В связи с Вашей просьбой о продлении кредита от 5 июля 1995 года, № 18/45 сообщаем следующее. Наш 
совет рассмотрел Ваш вопрос и 
принял решение о продлении сроков погашения кредита с соответствующим 
увеличением процентов.

Рады Вам сообщить, что 
срок погашения Вашего кредита продлён. На следующей неделе Вам будет 
высланы соответствующие документы 
с новой датой уплаты и указанием процентов.

 Деловой этикет

 Деловой этикет требует, 
чтобы документы были достоверными, доказательными, объективными, убедительными. 
Точность в подборе фактов, оценка 
ситуации особенно необходима 
в документации, отражающей конфликтные 
моменты в сфере деловых отношений.

 
Если, например, готовится отказ 
в просьбе, то он должен быть 
написан в доброжелательном тоне 
с убедительными объяснениями, чтобы 
оставалась возможность продолжения 
деловых отношений.

 Поэтому не 
следует начинать письмо с 
отказа, прежде необходимо объяснить, чем он вызван.

 Хотя документы пишутся, 
как правило, в нейтральном 
тоне, сам стиль документа может 
быть расценён как доброжелательный 
или грубый, как вежливый или бестактный и т.п.

Обратите внимание

 Нередко в документах 
за внешней нейтральностью тона 
проглядывается резкость, неуважение 
к адресату. Однако не следует 
впадать в другую крайность 
— соревноваться в чрезмерной 
вежливости.

Неправильное представление 
о деловой вежливости приводит 
к появлению в документах выражений 
типа « Не откажете в любезности…»; 
« Будьте так добры…» и т.д.

 
можно представить себе удивление 
какого-нибудь директора предприятия 
в заволжской глубинке, если он 
получит письмо в западном 
варианте на фирменном бланке 
от коллеги из Урюпинска следующего содержания:

Дорогой Иван Иванович!

Мною подготовлено для 
Вас 19 проектов, которые я представляю 
на Ваше рассмотрение.

Мои друзья считают, что они прелестны и весьма привлекательны (ведь не часто встретишь 
такие проекты, не правда ли?). Но у 
них есть ещё одно достоинство — они 
незабываемы.

Мне же больше всего 
нравится высказывание моего компаньона. Он считает, что « они взбудоражат 
весь мир». Думаю, что вы согласны с 
этим.

Для нас более привычна другая форма письма:

Уважаемый Иван Иванович!

В соответствии с предварительной 
договорённостью нами подготовлены для Вас 19 проектов, наиболее отвечающих Вашим требованиям. Предоставляем их в ваше распоряжение.

В деловых кругах развитых стран принято пользоваться пособиями 
по деловой документации, в которых 
выделяется специальный раздел, посвященный 
этикету и содержащий список особых идиом, придающих документу вежливый оттенок, но в силу своей формальности превратившийся в своеобразное « 
этикетное клише».

Важно

 Едва ли возможен 
полный список рекомендуемых 
выражений. Как богат язык, так 
богаты и формы выражения вежливости, несмотря на сухость, официальность 
и жёсткие стилистические рамки 
деловых документов.

И дело заключается 
в изложении фактов и просьб, в аккуратности оформления и чёткости стиля, наконец, даже в своеобразном деловом « церемониале», т.е. правилах составления, подписания, прохождения и реализации документов.

Так, вряд ли адресат, даже находящийся в подчинении у авторов документа, с удовольствием воспримет письмо, в котором чувствуется пренебрежение к нему: « Направляем к вам доработанный проект устава… Просим рассмотреть и утвердить».

Пренебрежение здесь проявляется в том, что авторы письма не допускают возможности, что документ может быть и не утверждён. В данном случае ошибка может быть устранена, если в письме после слов « Просим рассмотреть» добавить фразу « и в случае положительного решения…» либо исключить слово « рассмотреть», оставить просто: « Просим утвердить».

 « Церемониал» рекомендуется 
соблюдать и в практике подписания 
деловых бумаг. Он заключается 
в необходимости соблюдения должностного 
уровня при подписании документов. В частности, ответ на письмо, подписанное директором, должен 
быть подписан также директором, а не его заместителем. Но ответ 
на письмо, подписанное заместителем 
директора, может быть подписан директором.

 Неприятное впечатление 
от документа оставляет неаккуратность 
его оформления. Следует внимательно 
вычитывать документ, чтобы устранить 
возможные ошибки и описки. Нередко 
наблюдается неверное построение 
текста, несоразмерное расположение 
его частей, отсутствует разбивка 
по абзацам, что значительно затрудняет восприятие текста.

 В служебных документах 
следует бороться с неправильным 
использованием слов и терминов, неуместных или неоправданным 
употреблением иностранных слов 
и т.д. Нужно помнить, что 
существуют официально установленные 
требования к оформлению документов. В частности, помимо тех требований, которые уже были названы, можно 
отметить следующие. 

Оформление документов

 В документах, оформляемых 
на двух и более страницах, 
вторая и последующие страницы 
должны быть пронумерованы, причём 
на первой странице цифра «1» 
не ставится. Номера страниц должны 
проставляться посередине верхнего 
поля листа арабскими цифрами 
на расстоянии 10-15 мм от верхнего края.

 Текст документов рекомендуется 
печатать через 1,5 интервала. Документы 
мелкого формата допускается 
печатать через один интервал. Если документы предполагается 
издать типографским способом, они 
печатаются через два интервала. 
Реквизиты, состоящие из нескольких 
строк, печатаются через один 
интервал.

Совет

При этом составные 
части наименования адресата, грифа 
утверждения, отметки о наличии 
приложения, грифа согласования 
следует отделять друг от друга 
1.5 — 2 межстрочными интервалами. А 
сами реквизиты отделяются друг 
от друга 2 — 4 межстрочными интервалами.

 
Название вида документа печатают 
прописными буквами. Расшифровка 
подписи печатается на уровне 
последней строки наименования 
должности.

 Если документ подписывается 
несколькими лицами и их подписи 
располагаются одна под другой, наименование должностей и расшифровку 
подписей разделяют 2 — 4 межстрочных интервала.

Даты, числа в документах

Реферат: Этика написания письма

Правила написания писем с точки зрения этики

С одержание

Введение

1. Основные правила написания современного письма

2. Этикет написания письма в современном бизнесе

3. Отношение к переписке в прошлом веке

Возможно вы искали — Реферат: Этика нового времени

4. Примеры написания письма в прошлом веке и современном мире

5. Разновидности писем по их характеру

Заключение

Список используемой литературы

Введение

Похожий материал — Реферат: Этика периода Средних веков

Цели и задачи: углубить и расширить знания, полученные за курс основной школы. Я читала много материала по этикету написания письма, культуре речи, и хотела бы поделиться этими знаниями. Я считаю, что правила хорошего тона – это актуальные проблемы нашего времени.

Слово «этикет» — французское, толкуется оно как «установленный порядок поведения где-либо». Но не случайно оно стоит рядом со словами: «этика» и «этикетка». Этика занимается нормами поведения, а этикетками изначально называли специальные карточки, на которых фиксировались основные правила.

Такие этикетки раздавались во Франции при королевском дворе Людовика XIV, чтобы каждый мог свериться – правильно ли он поступает в той или иной ситуации. Но, конечно же, общие правила этикета – те, которые мы применяем сейчас – появились задолго до «этикеток».

Вопросы воспитанности, поведения, манер волновали людей давно. Первая книга об этом так и называется – «О правилах поведения» и была издана еще в 1204 году. Сейчас нам покажутся смешными и нелепыми рекомендации, которые содержались в самом первом российском своде хороших манер, изданном в 1772 году.

Называлась эта удивительная книга «Юности честное зерцало, или Показания к житейскому обсуждению».

Да, этикет, прежде чем стать таким, как сегодня, претерпел немалые изменения. Но основные правила остались теми же, что и в книгах Платона, Аристотеля, Декарта…. Ибо фундамент этикета – воспитанность, вежливость, уважительное отношение к себе и окружающим.

Но правила хорошего тона заключаются не только в умении расположить к себе собеседника, сервировать стол, встречать и провожать гостей, красиво выглядеть, избежать конфликтных ситуаций. Наша культура поведения особенно ярко проявляется и в умении написать письмо.

Обратите внимание

Нередко, взявшись за ручку, мы чувствуем растерянность, не умея найти нужных слов для рекомендации или для выражения соболезнования. Мы так любим получать письма, но не любим их писать. А может быть, просто не умеем? Не хватает этикета написания письма?

1.

Основные правила написания современного письма

Очень интересно — Курсовая работа: Этика профессионального бухгалтера и аудитора

К сожалению, эпистолярный жанр сейчас отмирает, вытесненный современными ритмами, темпами, телефонной связью. Мы удивляемся и восхищаемся, перечитывая изданные тома писем Пушкина, Толстого, Чехова. И более ранние – времен Древнего Рима. Привлекает и их форма, и содержание, и само по себе оформление – четкое, выверенное, аккуратное, в котором чувствуется уважение к адресату.

Письма бывают личные, официальные и деловые. Соответственно и требования к их содержанию и оформлению различны. Конечно, каждый пишет письма по – своему, исходя из отношений с адресатом, информации и состояния. Один считает, что достаточно сообщить о своем здоровье, другой же, наоборот, на нескольких страницах описывает прогулку по осеннему лесу или посещение консерватории.

Содержание письма – это дело воспитанности и необходимости, хотя и здесь следует помнить, что тон должен быть выдержанным, мысли хорошо продуманы и логически выстроены. Не обижайте других отписками – лучше сообщите, что сейчас вы заняты или не в том настроении. И поэтому подробное письмо напишите на следующей неделе.

Помните, что поспешно написанное послание может сослужить плохую службу – ведь что написано пером, то не вырубишь топором. Наша неряшливость или обидная для другого мысль будет постоянно попадаться человеку на глаза, если он хранит письма.

Если вы пишете от руки, то почерк должен быть разборчивым, аккуратным, исключающим неправильное прочтение слова.

Если же текст отпечатан на машинке, то подписать его надо от руки. Для написания писем не следует использовать карандаш, так как это затрудняет чтение.

Особое внимание надо обращать на бумагу и конверт. Желательно, чтобы бумага была белой и плотной, ровной, а конверт – не просвечивающимся.

Важно

Если вы решили кого–либо пригласить на торжество, или пишете благодарственное письмо, или поздравляете со знаменательной датой – пишите только от руки, это придает посланию особую теплоту, доверительность. Любое письмо – как личное, так и деловое – должно начинаться с даты. Ее место – правый верхний угол первой страницы.

Ставя ее, помните, что правила хорошего тона требуют, чтобы на полученное письмо отвечали в среднем через пять дней после его получения. Письмо начинается с обращения, расположенного посередине листа.

В личных письмах обращение диктуется этическими нормами и, конечно, тем, как вы привыкли называть ваших друзей или близких, или членов семьи: «Дорогая мамочка», «Милая сестренка», «Здравствуй, Николай». Каковы ваши отношения с адресатом, таковы и обращения. Но в любом случае нельзя оставлять письмо безымянным.

Если в письме несколько страниц, проследите за тем, чтобы конверт был достаточно велик и чтобы все страницы были пронумерованы. Завершается письмо добрыми пожеланиями и выражением своего отношения к адресату: за этим следует подпись. Например: «Желаю Вам всего самого доброго», «С уважением…». Итак, культурно оформленное письмо состоит из:

Вам будет интересно — Контрольная работа: Этика профессиональной деятельности

1) даты;

2) обращения;

3) основного текста;

4) заключительной формулы вежливости и подписи, если письмо адресовано близкому человеку. Например: «Твоя Наташа» или «Целую, ваша Люба».

Лист складывается так, чтобы текст был внутри. Следовательно, писать письма надо на одной стороне листа.

Даже если оно короткое, состоит из нескольких предложений, все равно используйте целый лист, а не часть его. За неимением белой нелинованной бумаги часто пользуются обыкновенными ученическими тетрадями.

В этом случае края желательно подровнять ножницами, чтобы лист не был неряшливым.

Похожий материал — Контрольная работа: Этика речевых коммуникаций

Что касается художественных открыток, то они предназначены для поздравления или краткого сообщения. По возможности открытки тоже запечатываются в конверт, тем более, если текст содержит информацию личного, интимного характера. Адрес должен быть точным и написан четким почерком.

Совет

Указывается почтовый индекс, город, улица, номер дома и квартиры и фамилия с инициалами.

Письма, адресованные не вам и попавшие к вам по ошибке, читать нельзя; так же, как нельзя без разрешения писавшего давать полученное вами письмо другим людям.

Родители, перехватывающие и читающие письма своих детей, рискуют испортить свои с ними отношения. Переписка – личное дело тех, кто ее ведет.

Слог письма должен воспроизводить в точности правильный ход разговора; он должен быть ясен, прост и сжат.

В искусстве составлять письма играет весьма важную роль умение отличить того, к кому мы пишем, дать верный тон своему письму, который согласовался бы с теми чувствами и отношениями, в которых мы действительно находимся с лицом, к которому пишем.

Нужно сообразоваться, во – первых, с возрастом, во – вторых, с уважением к женщинам, старикам, в – третьих, с душевным состоянием лиц, к которым мы пишем. Не тактично писать об удовольствиях человеку, который удручен в это время каким – либо горем. Не следует похваляться роскошью перед теми, кому судьба предоставила лишения и горькие испытания.

Мужчина должен писать к женщине в самой почтительной форме; правило это должно быть соблюдаемо даже и в том случае, если он по своему положению стоит гораздо выше ее. Кто бы он ни был, к кому мы пишем, никогда не надо выражать чувств, которых мы к нему не питаем.

Следует быть осторожным и никогда ни о ком не писать ничего дурного. Отосланного письма не вернуть, и мы уже не в состоянии исправить необдуманного.

Обратите внимание

Если случится писать под влиянием чувств гнева, то лучше отправку письма отложить до следующего дня: иногда минутная несправедливая вспышка может уничтожить самые добрые отношения даже между самыми близкими людьми.

Деловая email-переписка: правила этикета

Правила написания писем с точки зрения этики

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 22 ноября 2013 г.

Содержание журнала № 23 за 2013 г.

Общение по электронной почте — неотъемлемая часть работы любого современного офисного работника. И бухгалтеры не исключение. Как вести переписку таким образом, чтобы деловое общение было продуктивным, эмоционально комфортным и предельно этичным? Предлагаю читателям несколько практических советов.

СОВЕТ 1. Не пренебрегайте в своих письмах персональным обращением к адресату

Тем самым вы продемонстрируете свое внимание к личности человека. Если письмо написано конкретному получателю, то отсутствие в нем персонального обращения выглядит некорректно и невежливо.

Когда вы пишете адресату одно из первых писем, часто возникает вопрос: как лучше к нему обращаться — просто по имени или по имени и отчеству? В этом случае нужно посмотреть, что написано в подписи, которой заканчивается письмо этого человека к вам.

Если там указано имя (без отчества), например «Светлана Котова», то смело обращайтесь по имени. А если в подписи значится «Светлана Васильевна Котова, главный бухгалтер ООО “Трензор”», то и вам надо обращаться к адресату соответственно.

В любом случае второй вариант — предельно корректный, а потому беспроигрышный.

Ориентироваться на информацию в поле «От кого» я не рекомендую. Ведь зачастую оно изначально заполняется не самим владельцем email-адреса, а IT-специалистом компании при настройке электронной почты.

Кстати, настоятельно советую при обращении к деловому партнеру или клиенту не употреблять короткую форму имени («Саш» вместо «Саша», «Ань» вместо «Аня»), каким бы демократичным ни был стиль письма и сколь давней ни была бы ваша переписка. То, что привычно звучит в устной речи, в письменной выглядит слишком уж незамысловато.

СОВЕТ 2. Уделяйте особое внимание форме приветствия

Не стоит употреблять фразу «Доброго времени суток!». Даже если вы руководствуетесь благим намерением соответствовать часовому поясу адресата, эта фраза звучит безвкусно, я бы даже сказала, вульгарно.

Лучше использовать нейтральные варианты: «Здравствуйте…», «Добрый день…». И конечно, добавляйте к приветствию имя адресата, если оно вам известно.

Лично мне, например, гораздо приятнее вместо безликого «Здравствуйте!» получить персональное «Здравствуйте, Тамара!».

СОВЕТ 3. Не забывайте заполнять поле «Тема»

Помните, что таким образом вы сильно экономите время адресата. Ведь он сможет сразу оценить содержание полученного письма и оперативно принять решение о его приоритетности и важности.

Формулировка темы должна быть краткой, но при этом точно отражать предмет переписки. Например, «Договор, счет, акт от ООО “Альфа”» вместо «Документы». По мере изменения аспектов обсуждаемого вопроса вносите уточнение в тему. Например, «Сотрудничество с Пермью» → «Сотрудничество с Пермью. Дата переговоров» → «Сотрудничество с Пермью. Проект договора».

Если в процессе переписки вы видите, что поле «Тема» заполняется вашим адресатом произвольно либо не заполняется вовсе, берите инициативу в свои руки и пробуйте один из двух сценариев.

СЦЕНАРИЙ 1. При ответе сами заполняйте поле «Тема». Если адресат внимателен, возможно, уже этого будет достаточно, чтобы привести вашу переписку в адекватный вид.

СЦЕНАРИЙ 2. Если же адресат продолжает игнорировать заполнение поля «Тема», напишите ему письмо примерно следующего содержания: «Алла, предлагаю в поле “Тема” сразу указывать предмет письма. Думаю, так мы существенно повысим эффективность нашего общения».

СОВЕТ 4. Обращайте внимание на поля «Кому» и «Копия»

Нужно четко понимать общепринятое в деловой среде назначение этих полей:

  • в поле «Кому» значитесь только вы — это означает, что отправитель письма именно от вас ждет реакции на свой вопрос или просьбу;
  • в поле несколько адресатов — отправитель ждет ответа от каждого или от любого из получателей. В этом случае при ответе сохраняйте список адресатов, установленный отправителем, используя функцию «Ответить всем» (конечно, при условии что вы намеренно не хотите ответить только автору письма, скрыв суть вашего ответа от остальных участников переписки);
  • ваше имя значится в поле «Копия» — отправитель хочет, чтобы вы были в курсе вопроса, при этом ответа от вас он не ждет. А значит, вступать в переписку по данному вопросу не следует. Если вы все-таки решите это сделать, то признаком хорошего тона будет начать письмо одной из фраз: «Если можно, мне хотелось бы присоединиться к обсуждению данного вопроса…», «Позвольте высказать свое мнение…».

Что касается поля «Скрытая копия», то с точки зрения деловой этики это наиболее неоднозначный инструмент электронного письма. Порой оно воспринимается как инструмент чуть ли не тайного наблюдения и информирования.

Ведь адресаты, помещенные в «Скрытую копию», не видны другим получателям. В некоторых, как правило, больших компаниях, особо щепетильных в вопросах этики, категорически запрещено использовать это поле в корпоративной переписке, кроме массовых рассылок.

Но в большинстве фирм им пользуются, соблюдая следующие правила:

  • отправка письма с заполненным полем «Скрытая копия» предполагает, что автор письма уведомил скрытых адресатов (либо собирается это сделать) о причине и целях такой формы послания;
  • скрытому адресату не надо вступать в переписку.

СОВЕТ 5. Не затягивайте с ответом

На тренингах мне часто задают вопрос: есть ли какие-то общепринятые стандарты относительно времени, в течение которого надо ответить на письмо клиента или коллеги? Но универсального ответа на него не дашь.

Если говорить о внутренней переписке, здесь все определяется скоростью и ритмом жизни самой компании. Есть фирмы, в которых задержка с ответом более полутора часов считается моветоном. А где-то ответ в течение дня — это в порядке вещей.

Важно

По общему правилу наиболее приемлемым считается время реакции на письмо в пределах 2—3 часов. Это так называемое время комфортного ожидания, когда отправитель ждет ответа и не испытывает внутреннего дискомфорта от молчания своего адресата.

А как быть, если, получив и прочтя письмо, вы понимаете, что не можете дать на него полноценный ответ в течение суток? Тогда по правилам хорошего тона уведомьте отправителя о получении вами письма и примерных сроках ответа на него. Например: «Здравствуйте, Сергей Васильевич! Ваше письмо получила. Отвечу в ближайшие пару дней» или «Андрей, письмо получила. Спасибо! Для ответа мне нужна дополнительная информация. Постараюсь ответить не позднее…».

СОВЕТ 6. Соблюдайте основные правила подачи информации в письме

Их не так много:

  • при прочтении письма наиболее комфортен объем, укладывающийся «в один экран», максимум — в страницу формата А4;
  • объем пересылаемых вложений не должен превышать 3 Мб. Более объемные файлы могут привести к «зависанию» почты у адресата;
  • при «упаковке» вложений используйте универсальные кодировки zip или rar. Другие расширения могут блокироваться или отрезаться при пересылке и создавать проблемы для адресата;
  • никогда не начинайте ответ как новое письмо (без сохранения истории переписки). Иначе получатель будет вынужден тратить время на поиски первоначального сообщения;
  • пишите языком, максимально понятным адресату. Многие задаются вопросом, уместно ли использовать профессиональную или внутрикорпоративную лексику, сленг, сокращения и англицизмы.

В каждом конкретном случае это нужно решать отдельно.

Так, внутрикорпоративная переписка в компании почти всегда изобилует сленгом и сокращениями: они привычны и понятны всем участникам и позволяют экономить время. А вот использовать их в переписке с контрагентами нужно осторожно.

В моей практике был такой случай. Коллега готовила материалы для издательства и в последнем письме ей написали: «Маша, пришлите, пожалуйста, все ваши материалы asap». Маша решила, что это обозначение неизвестного ей формата, в который необходимо перевести текст.

Она убила кучу времени, правдами и неправдами выясняя, как удовлетворить просьбу издательства. Представьте себе Машину досаду, когда через 2 дня она узнает, что загадочное «asap» — сокращение широко применимого в англоговорящей среде «as soon as possible» («как можно скорее»).

А ведь Маша могла отправить материалы в течение получаса с момента получения просьбы!

СОВЕТ 7. Завершайте каждое письмо блоком из подписи и ваших контактов

Независимо от того, насколько вы с адресатом близко знакомы и как долго ведется ваша переписка, в каждом вашем письме должен быть блок, состоящий из подписи и контактной информации. Это неотъемлемый элемент культуры делового общения.

В блок необходимо помещать:

  • ваши имя и фамилию. При этом не нужно использовать сокращения. Вместо «Т.Л. Воротынцева» в своей подписи я указываю «Тамара Леонидовна Воротынцева» либо «Тамара Воротынцева», чтобы адресату было понятно, как обратиться ко мне в ответном письме;
  • вашу должность. Это дает адресату возможность понять границы ваших полномочий и профессиональной компетентности при решении вопросов;
  • контактные данные (телефон, email, название компании, ее сайт). Так вы обеспечите адресату возможность дополнительной оперативной связи в случае необходимости.

***

Ко всему сказанному хочу добавить: ваши электронные письма — та самая одежка, по которой встречают. Иными словами, соблюдая этикет деловой переписки, вы заочно произведете на вашего адресата самое приятное впечатление.

6.9. Этикет составления деловых писем

Правила написания писем с точки зрения этики

В результате
стремитель­ного развития электронных
средств связи все реже и реже в дело­вой
практике и сервисной деятельности
используются почтовые отправления.
Однако такая необходимость все же
существует в соответствии с этикетом.

К примеру, в работе зарубежных фирм
практи­куется обязательное письменное
подтверждение самого факта пе­реговоров
и достигнутых договоренностей, особенно,
если перего­воры состоялись по
телефону.

Какие-либо гарантии в отношении
предлагаемых услуг партнеру или клиенту
предоставляются так­же в письменной
форме.

Совет

Формы написания
деловых писем практически одинаковы
для всех стран. Существует определенный
этикет составления корреспонденции, и
за рубежом ему придается большее
значе­ние, чем у нас.

Не следует
недооценивать воздействия, которое
оказывает на делового человека внешний
вид вашего письма.

Использование забытой
уже на Западе механической машинки
будет свидетельствовать о ваших
возможностях.

Деловые письма
пишутся исключительно на белой бумаге
и только на лицевой стороне листа. Если
вы не уместили текст на одной странице,
продолжайте на следующей. Не экономьте
бума­гу — используйте новый целый лист
даже для одной фразы. По возможности
избегайте переноса слов.

В последнее время
все более популярным становится
цельноблочный стиль, при котором абзацы
начинаются вровень с левым по­лем
страницы. Для того, чтобы отделить один
от другого, каждый новый абзац печатается
не через два, а через четыре интервала.
Деловое письмо зарубежному партнеру
должно быть составле­но на языке
адресата.

При невозможности это сделать,
— трудно­сти с переводом на редкие
языки, — допустимо составление письма
на английском языке как наиболее
распространенном в деловом мире.

Направление письма на русском языке
(кроме случаев, когда ваш партнер свободно
владеет им) крайне нежелательно, так
как могут возникнуть трудности с
переводом и задержка с ответом.

Письмо должно быть
кратким, четко выражать мысль отпра­вителя
и не допускать двояких толкований. В
тексте нежелатель­ны исправления.

Обратите внимание

Деловое письмо
пишется на бланке фирмы-отправителя,
на котором изображена эмблема фирмы,
помещены ее полное назва­ние, почтовый
и телеграфный адрес, номер телефона,
телефакса и банковские реквизиты.

Деловое письмо,
как правило, состоит из шести частей:
даты, адреса, вступительного обращения,
основного текста, заключи­тельной
формулы вежливости, подписи. Иногда еще
следует постскриптум или сообщается о
приложениях к письму.

В зависимости от
содержания деловой информации существуют
различные виды писем.

— Письмо-просьба
имеет своей целью выражение просьбы.
Просьба формулируется кратко и точно.
Если есть необходимость дать некоторые
пояснения, сделайте это по возможности
сжато. Непременно подчеркните личную
заинтересованность и заранее поблагодарите
за ее исполнение.

В ряде случаев письмо
целесообразно закончить припиской:
«Заверяем Вас, что представленная
Вами информация будет использована
строго конфиденциально».

— Письмо-извещение
посылается из вежливости (благодарность
за скорый ответ, выражение готовности
к сотрудничеству и т. п.

) или же в качестве
вполне определенного информационного
сообщения. Под таким письмом достаточно
подписи референта или секретаря.

— Письмо-напоминание
направляется в тех случаях, когда не
удается с помощью телефонных переговоров
или личного контакта своевременно
получить желаемый результат. Его цель
— тактично напомнить о необходимости
выполнить взятые обяза­тельства. И
лишь при крайне обострившейся ситуации
можно намекнуть на санкции, которые
могут затем последовать.

— Письмо-подтверждение
чаще всего является гарантией данных
ранее обещаний или уже оговоренных
условий. Такое письмо выполняет не
столько юридическую, сколько моральную
фун­кцию — выражает готовность
поддержать предложения адресата.

Нередко
оно служит подтверждением своевременного
получения документов, материальных
ценностей, договорных бумаг.

— Письмо-претензия
близко к рекламации, хотя и не имеет
столь явно выраженного характера. Это
как бы официальное предуп­реждение.
В нем должны содержаться следующие
данные: осно­вания для предъявления
претензии, сами претензии, конкрет­ные
требования стороны, предъявляющей
претензии (замена не­качественной
продукции, уценка, возмещение убытков
и т. п.).

— Письмо-отказ
— это ответ на претензию потребителя
или парт­нера. Правильно написанное,
оно помогает, несмотря на отказ,
поддерживать нормальные отношения с
клиентом.

Начало пись­ма должно нести
нейтральный комментарий, в котором вы
пе­речисляете то, с чем согласны. Затем
идет объяснение причин отказа. Концовка
должна быть позитивной.

Даже если
невоз­можно удовлетворить высказанную
претензию, следует выра­зить готовность
к продолжению сотрудничества.

— Письмо-извинение.
Время от времени возникает необходимость
послать письмо, содержащее извинения
по какому-нибудь пово­ду. Обычно такое
письмо содержит изложение причин, по
кото­рым внезапно что-то срывается:
важная встреча, заключение до­говора,
предоставление и т. п. В ряде случаев
такое письмо на­правляется после
предварительного уведомления по
телефону.

— Гарантийное
письмо

является особой формой письма и
направ­ляется как обязательство
оплаты за покупку, услуги и т. п. В нем
указывается конкретно вид операции,
которую предстоит произвести. Заканчивается
письмо фразой: «Оплату гаранти­руем.
Наш расчетный счет (указываются полные
банковские реквизиты)» и обязательно
имеет две подписи: руководителя и
главного бухгалтера.

— Циркулярные
письма
. Их
цель — довести информацию одного и того
же содержания в несколько адресов
(например, дочерним фирмам, филиалам).
Рассылаются такие письма руководящей
(головной) организацией за подписью
руководителя по общим вопросам. При
этом личная подпись обязательна лишь
на пер­вом экземпляре, а на остальных
— факсимиле.

Деловое общение
по электронной почте — современный,
быстроразвивающийся способ установления
контактов — также требу­ет соблюдения
правил этикета.

Как правильно писать и оформлять деловые письма

Правила написания писем с точки зрения этики

Оглавление:

Предпринимателю приходится вести активную переписку как с официальными лицами (например, представителями гос. органов), так и с «полуофициальными» — партнёрами, контрагентами, привлекаемыми во внештатном порядке специалистами и так далее.

Навык письменного общения нарабатывается достаточно быстро, однако на первых порах можно наделать много ошибок и произвести не самое приятное впечатление на своих адресатов.

В этой статье мы поговорим об особенностях написания как обычных деловых писем (на бумажном носителе), так и электронных посланий.

Бланк письма и оформление

Обязательно используйте фирменный бланк своей компании. Это всегда производит впечатление и увеличивает лояльность «собеседников». Вид бланков, нормы их заполнения и элементы оформления должны быть закреплены в приказе по организации (или инструкции по делопроизводству). Базовые требования к бланкам деловых писем можно найти в ГОСТе 2003 года «Требования к оформлению документов».

В бланк желательно «втиснуть» основную информацию о компании:

  • название (и сокращённое наименование);
  • фактический и почтовый адреса;
  • адрес электронной почты;
  • контактные телефоны;
  • адрес сайта.

Это не перечень обязательных данных, а всего лишь примерный список. При желании что-то можно добавить или исключить.

Общие требования к оформлению письма выглядят следующим образом:

  • минимальный отступ – 10 мм справа и по 20 мм слева, сверху и снизу;
  • если письмо написано на двух или нескольких листах, каждый из них нужно пронумеровать посередине сверху;
  • отдельно нумеруется каждое приложение;
  • в левом верхнем углу указывается исходящий номер письма (не забудьте зафиксировать его в журнале регистрации документов);
  • в правом верхнем углу указываются название организации, должность адресата и его фамилия с инициалами;
  • в левом нижнем углу – ваши должность, фамилия с инициалами и подпись;
  • обязательно нужно проставлять дату написания письма внизу.

Впрочем, ГОСТ 2003 года позволяет использовать бланки не только с угловым, но и с продольным расположением реквизитов (когда они указываются по центру). Угловое расположение выглядит более привычно и удобнее читается, поэтому лучше выбрать этот вариант.

Общие правила написания

Классическая структура текста делового письма включает в себя три элемента:

  • вступительную часть (краткое обозначение причин, по которым пишется письмо, его цель);
  • содержательную часть (описание ситуации, предложение решений, изложение выводов и рекомендаций);
  • резюмирующую часть (краткое подведение итогов с чётким обозначением того, чего вы ожидаете от адресата).

Вы всегда должны понимать, с какой целью пишете письмо. Хотите предложить сотрудничество? Изложить претензии? Пригласить на презентацию или другое мероприятие? Пишите только об этом и не отвлекайтесь на пространные рассуждения и предположения, не относящиеся к делу.

Каждое деловое письмо должно преследовать одну конкретную цель. Если вы затрагиваете в нём несколько вопросов, они должны быть тесно взаимосвязаны. Если в одну и ту же организацию вам необходимо обратиться по нескольким разным тематикам, лучше написать под каждую из них отдельное письмо.

Язык письма

Стиль деловой переписки – «облегчённый» официально-деловой. Можно и нужно стандартизировать фразы, использовать некоторые клише и штампы, но не рекомендуется доводить всё это до сухой канцелярщины.

«Живой» язык всегда воспринимается легко и благожелательно.

Разумеется, деловая письменная речь должна соответствовать нормам этикета (о чём пойдёт речь ниже), излагать же суть вопроса следует ясно и лаконично.

Несколько практических советов:

  • используйте простые слова: «умные» термины воспринимаются плохо и часто вызывают раздражение у человека, который вынужден их читать и расшифровывать;
  • чаще пользуйтесь глаголами и реже – прилагательными;
  • не растекайтесь мыслью по древу – только конкретика и только в рамках заданной темы, без множества подробностей и несущественных деталей;
  • избегайте длинных высказываний, по возможности не используйте причастных и деепричастных оборотов;
  • пишите конкретно: различные «об этом», «они/он/она» недопустимы;
  • избегайте логических нестыковок и резких переходов от одного смыслового блока к другому;
  • проверяйте всё написанное на слух: речевые ошибки встречаются почти в каждом неотредактированном тексте.

Одно из главных правил написания деловых писем гласит: послание должно быть грамотным и стилистически выверенным.

Особенности обращения к адресату

Как правило, к адресату обращаются единожды, в начале письма. Это можно сделать тремя способами.

  • Если вы обращаетесь к человеку впервые (или если между вами и адресатом установлены сугубо официальные отношения), следует использовать обращение, указывающее на определённую дистанцию. Пример: «уважаемый господин Иванов!».
  • Если вы обращаетесь к человеку, с которым у вас давно налажены доверительные деловые отношения, лучше назвать его по имени-отчеству. Пример: «уважаемая Екатерина Леонидовна!».
  • При коллективном обращении используйте стандартную фразу «уважаемые господа!».
  • В заключительной части нужно употребить так называемую закрывающую фразу. Здесь вариантов уже больше:

    • «С уважением,» «Искренне ваш»;
    • «С наилучшими пожеланиями»;
    • «С надеждой на продолжение сотрудничества»;
    • «Всегда рады оказать вам услугу»;
    • и т. д.

    Словом, выбор последней фразы – дело вкуса.

    Этика делового письма

    Даже завуалированное пренебрежение в деловом письме не остаётся незамеченным. Разумеется, рассчитывать на положительное или хотя бы ровное к себе отношение вы в таком случае уже не сможете. Вывод очевиден: не поддавайтесь эмоциям и держите себя в рамках даже если адресат вас очень бесит. Всегда обращайте внимание на тон послания.

    Особенно внимательно следует составлять письмо, в котором содержится отказ.

    Крайне неразумно начинать такое послание с категоричного «нет» в той или иной форме – это создаст у человека ощущение, что его просто послали.

    Попробуйте сперва предоставить убедительные (не надуманные) объяснения. Кратко изложив причины отказа, следует плавно перейти к его констатации. При этом можно использовать такие формулировки:

    • «К сожалению, мы не видим возможности удовлетворить вашу просьбу»;
    • «Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам…»;
    • «Глубоко сожалеем, но мы вынуждены отклонить ваше предложение».

    В идеале ещё перед обоснованием отказа – в самом начале письма – следует вкратце повторить просьбу адресата. Он поймёт, что вы внимательно ознакомились с его просьбой или предложением, и наверняка это оценит. Возможно, в будущем вы ещё поработаете вместе – зачем сразу транслировать негатив и отпугивать человека излишней резкостью?

    Никогда не впадайте в другую крайность. Лесть и многочисленные уверения в искреннем расположении – это очевидные признаки неискренности. Неискренность же всегда вызывает отторжение.

    Составление электронных писем

    Послания на бумажных носителях уже отживают свой срок. Конечно, «бумажная» переписка никогда полностью не исчезнет, но уже через несколько лет написанные на классических бланках письма станут редкостью. Переговоры всё чаще ведутся в электронном формате. Современный предприниматель сейчас отправляет по «мэйлу» в разы больше писем, чем по обычной почте.

    Деловые письма, отправляемые по электронной почте, пишутся по всё тем же общим правилам. Требования к языку, стилю и тону, соблюдение норм этикета – все эти обязательные элементы не меняются. Однако у электронных месседжей есть и свои специфические особенности.

  • Позаботьтесь о том, чтобы ваш логин выглядел солидно или хотя бы адекватно. Director-ivanov@gmail.com– хорошо, zaichonok-vanya@mail.ru– плохо.
  • Очень важно всегда заполнять поле «Тема». Именно от этой строчки зависит, откроет ли человек пришедшее сообщение. Если вы пишете незнакомому вам лицу, стоит постараться и придумать интересный заголовок. Но не переусердствуйте – темы в духе «Срочно!!! Уникальное предложение, откройте прямо сейчас!» вызывают лишь желание поскорее щёлкнуть по иконке корзины наверху. Заголовок должен состоять из 3–5 слов и отражать содержание послания.
  • Если вы не знакомы с адресатом – вкратце обрисуйте, кто вы, как узнали о нём. Без этого необходимого вступления сообщение могут принять за спам и сразу удалить.
  • Не отключайте в настройках цитирование – пусть предыдущая переписка отображается внизу, под катом.
  • Чтение с экрана – сомнительное удовольствие. Бумажное письмо можно взять в руки, и уже поэтому оно на бессознательном уровне воспринимается более серьёзно, чем электронное. Учитывайте это.
  • Чем короче электронный месседж – тем быстрее на него ответят.
  • Используйте только стандартные шрифты.
  • Не злоупотребляйте выделением текста – к наиболее важным моментам можно применить «полужирный», но использовать разные цвета недопустимо.
  • Никакого «капса». Никогда. Даже в подзаголовках. То же самое относится к дублированным знакам препинания.
  • Разделяйте текст на абзацы с интервалами между ними (просто оставляйте пустую строку).
  • К электронному письму можно приложить изображения или текстовые файлы. Дополнительные материалы и разъяснения, комментарии, развёрнутые подробные описания – всё это должно быть во вложенных файлах, но никак не в тексте письма.
  • В деловой переписке с людьми, с которыми у вас установились доверительные отношения (речь о проверенных партнёрах, надёжных контрагентах) можно изредка использовать смайлики. Это позволит «оживить» общение – смайлы на экране (пусть даже в деловом послании) воспринимаются вполне положительно. Конечно, в «бумажных» письмах их использовать нельзя.
  • Обязательно ставьте подпись. В электронных письмах она обычно состоит из 3-6 строк и включает имя и фамилию отправителя, его должность, название компании, адрес сайта и контактный телефон.
  • Пример подписи:

    С уважением,

    Иван Иванов

    direktor-ivanov@site.com

    http://site.com.

    Предлагаем вам образец делового письма.

    Подводя итоги

    Хотя всё довольно просто, примеры правильно написанных деловых писем не столь многочисленны. Предприниматели регулярно путаются в оформлении, используют не вполне корректные обращения и забывают о важных нюансах.

    Перечислим главные особенности, свойственные хорошим деловым посланиям:

    • объективность;
    • краткость (желательно, чтобы письмо занимало не больше одной страницы);
    • нейтральность тона изложения;
    • отсутствие рассуждений, повествовательности, излишней детализации;
    • отсутствие эмоциональных оценок;
    • чёткая логическая взаимосвязь между частями текста и отдельными фразами.

    Это своеобразный чек-лист, с которым можно сверяться на первых порах. После сотни составленных и отправленных деловых посланий надобность в нём отпадёт. Не игнорируйте изложенные выше правила и помните: «прокачанное» мастерство деловой переписки существенно повышает вашу репутацию и, соответственно, имидж фирмы.

    Оставить комментарий

    Adblock
    detector