Ведение табеля учета рабочего времени осуществляется любой компанией, так как в нем отражаются важные сведения обо всех работниках, позволяющие контролировать трудовую дисциплину. Табель содержит сведения о количестве отработанного каждым сотрудником времени. Исходя из них, руководство решает, кого поощрить, кого наказать депремированием, а бухгалтер начисляет зарплату.
Виды учета рабочего времени
Режимом рабочего времени считается распределение этого времени в диапазоне какого-либо календарного периода.
Он строго регламентирует длительность рабочей недели, которая бывает следующей: пять рабочих дней/ два выходных; шесть рабочих дней/ один выходной; скользящий (сменный) график; а также ненормированный рабочий день, часы начала и завершения работы, последовательных рабочих/нерабочих дней и многое другое.
Сменная работа — это вид занятости, при которой производственный процесс не укладывается в разрешенную длительность рабочего дня. В таких случаях вводятся смены — две или более, смотря по необходимости.
Еще один режим — это гибкий график. Тут рабочее время определяется согласием сторон. Контроль над рабочим временем персонала осуществляет администрация.
В практике применяется учет трех видов:
- поденный — длительность ежедневной работы соответствует установленному законодательству. Начало, конец и длительность рабочего дня не меняются;
- недельный — ежедневные часы работы могут отличаться, но недельные нормы будут строго соблюдены;
- суммированный — аналогичен предыдущему, только отчетным периодом является месяц, квартал и т. д.
Как проверить свою задолженность по налогам физическим и юридическим лицам: несколько верных способов.
Типовой Устав для организации: правильное оформление и разделы устава. Подробная инструкция здесь.
Правила ведения табеля учета рабочего времени или как правильно составить табель рабочего времени
Табель использования рабочего времени: как его заполнять? Ниже мы подробно ответим на этот вопрос. Ведение табеля осуществляется как в электронной форме, так и в бумажной, причем последняя форма обязательна. Заполнение данных только на компьютере не допустимо.
Скачать табель учета рабочего времени, его бланк, образец или форму, можно бесплатно в интернете. Образец заполнения табеля рабочего времени, а также заполненный табель учета рабочего времени можно посмотреть и в таких программах, как Консультант плюс и Гарант.
Открытие табеля происходит первого числа ежемесячно. В бухгалтерию его обычно предоставляют дважды: перед начислением аванса, а затем перед начислением зарплаты.
Обратите внимание
Всем сотрудникам организации присваивается табельный номер, используемый в документах по контролю над трудом и оплатой.
Изменения по причине принятия новых или увольнения старых работников производятся только на основе официальных приказов руководства.
Заполнять табель надо ежедневно целый месяц, а в последний рабочий день подводится итог по каждому работнику: сколько было неявок и сколько часов отработано. Для заполнения табеля учета рабочего времени нужна форма Т-12 или Т-13, по наличию реквизитов они практически идентичны.
Рассмотрим пошаговую инструкцию по составлению и оформлению табеля учета рабочего времени на основе этих форм.
Второй раздел табеля ведет бухгалтерия.
Табель учета рабочего времени: условные обозначения, коды и сокращения
Всего предусмотрено 36 кодов в табеле учета рабочего времени сотрудников. Каждый показатель имеет буквенное и цифровое обозначение. Ниже приведена расшифровка табеля учета рабочего времени:
Показатель
Буквенноеобозначение
Цифровоеобозначение
Продолжительностьработы:-дневное время;-ночное время;-выходные/праздничные дни;-сверхурочная работа;вахтовый метод.
ЯНРВСВМ
102 030 405
Командировка
К
06
Повышение квалификации:-есть отрыв от работы;-есть отрыв от работы с поездкой в другую местность.
ПКПМ
0708
Отпуск:-основной оплачиваемый;-дополнительный оплачиваемый;-дополнительный оплачиваемый в связи с обучением;-сокращение рабочего времени в связи с обучением с сохранением частичной зарплатой;-дополнительный неоплачиваемый в связи с обучением;-по беременности и родам;-по уходу за ребенком до его 3-х летнего возраста;-неоплачиваемый, предоставляющийся по разрешению руководства;-неоплачиваемый, предусмотренный законодательством;-ежегодный дополнительный без сохранения зарплаты.
ОТОДУУВУДРОЖДООЗДБ
9 101 112 131 415 161 856
Временная нетрудоспособность:-с назначением пособия по законодательству;-без назначения пособия.
БТ
1920
Сокращениерабочего времени, предусмотренного законодательством
ЛЧ
21
Вынужденныйпрогул (по причине увольнения, перехода на другую работу)
ПВ
22
Невыходпо причине общественных или государственных обязанностей
Г
23
Прогулыпо неуважительной причине
ПР
24
Режимнеполного рабочего времени по решению руководителя
НС
25
Выходныеи праздничные дни
В
26
Дополнительныеоплачиваемые выходные
ОВ
27
Дополнительныенеоплачиваемые выходные
НВ
28
Забастовка, осуществленная в порядке законодательства
ЗБ
29
Неявкипо непонятным причинам
НН
30
Время простоя:-по вине работодателя;-по причинам, не зависящим ни от сотрудника, ни от работодателя;-по вине сотрудника
РПНПВП
313 233
Отстранение от работы, предусмотренное законом:-с сохранением оплаты;-без сохранения оплаты
НОНБ
3435
Приостановкаработы по причине задержки зарплаты
НЗ
36
Программы для ведения табеля учета рабочего времени
Для заполнения табеля на компьютере существует множество программ, которые можно заказать в интернете. Благодаря ним, составить электронный табель учета рабочего времени не составит большого труда. Рассмотрим наиболее популярные среди пользователей.
«Электронный табель»
Программа обладает интуитивно-понятным интерфейсом, позволяет составлять сменные графики. Чтобы обучиться работе на ней, не требуется никаких курсов. Программа табеля учета рабочего времени написана в Excel. Она имеет возможности для ведения учета:
- рабочего времени;
- ночных рабочих часов;
- дневных рабочих часов;
- времени нетрудоспособности сотрудника;
- отработанного времени в периоды выходных и праздников;
- прогулов;
- недоработки или переработки.
Какую программу выбрать для ведения бухгалтерии в интернете для предпринимателя и организации? Представляем вам обзор онлайн-сервисов для ведения бухгалтерии.
Последние изменения УСН «Доходы минус расходы» — узнайте тут.
Как заполнить пояснительную записку: http://bsnss.net/organizatsiya-biznesa/otchetnost/poyasnitelnaya-zapiska.html
Программа «Табель учета рабочего времени»
Эта программа также создана учитывать рабочее время. Ее можно заказать в интернете за 700−800 рублей. Чтобы ознакомиться с принципом ее работы, можно скачать пробную версию табеля рабочего времени бесплатно. Если в ней есть все, что вам нужно, то ее можно выкупить. Для этого потребуется регистрация и оплата, после чего придет регистрационный ключ, снимающий все ограничения.
Возможности:
- для компаний с численностью сотрудников не более 10 программа бесплатна;
- удобный интерфейс;
- справочник сотрудников;
- учет рабочего времени по утвержденным кодам и условным обозначениям по форме Т-13;
- перевод данных в следующие форматы: XLS, DOC, OpenOffice;
- база данных автоматически архивируется.
Предлагаем вам также ознакомиться с видео о том, как правильно вести табель учета рабочего времени сотрудников:
Как отмечать ненормированный рабочий день в табеле
Заблуждения работодателей о ненормированном рабочем дне
Часть 5 статьи 13 Закона Московской области от 24.07.2007 N 137/2007-03 «О муниципальной службе в Московской области» (извлечение) Фрагмент документа. Статья 72
«Изменение определенных сторонами условий трудового договора»
ТК РФ — подписью работника в самом изменении к трудовому договору (как это можно сделать, мы показываем в Примере 3 — см. п. 4 документа) и/или — иным способом, принятым в организации для доведения до сведения работников информации, содержащейся в коллективном договоре, локальных нормативных актах и иных организационно-распорядительных документах (см.
Примеры 4 и 5). Пример 3. Изменение к трудовому договору: вместо ненормированного рабочего дня устанавливается нормальная продолжительность рабочего времени к трудовому договору от 17.02.2012 N 02-к 1. Подпункт 2.1 пункта 2 трудового договора изложить в следующей редакции: «Работнику устанавливается нормальная продолжительность рабочего времени.
Как установить режим ненормированного рабочего дня
Поскольку продолжительность рабочего времени совместителя ограничена законом, ему не может быть установлен режим ненормированного рабочего дня вне зависимости от того, сколько часов в день работает совместитель.
126 ТК РФ). Компенсацию рассчитывайте исходя из среднего заработка в Порядке, утвержденном постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922. Обязанности дополнительно оплачивать часы переработки, как при сверхурочной работе, у работодателя не возникает .
Документальное оформление установления ненормированного рабочего дня сотруднику зависит от того, когда вводится данный режим – при приеме на работу или в процессе работы у данного работодателя. На основании трудового договора работодатель издает приказ о приеме на работу (ст.
68 ТК РФ)
Ненормированный рабочий день: инструкция к применению
- Руководство любой компании радеет за ее развитие и за продвижение на рынке.
- Выход организации на новый уровень и ее дальнейший рост в не малой степени зависит от персонала, который в ней работает.
- Поскольку ненормированный режим не приравнивается к сверхурочной работе, то он не оплачивается в повышенном размере.
- В данном случае работнику предоставляется дополнительный ежегодный оплачиваемый отпуск в размере не менее трех календарных дней (ст.
119 ТК РФ).
Если сотруднику установлен ненормированный рабочий день, то работа сверх установленной продолжительности рабочего времени в табеле учета рабочего времени не отражается.
Однако до того, как работодатель сможет установить определенным сотрудникам ненормированный рабочий день, ему необходимо будет соблюсти процедуру ввода данного режима.
- генеральный директор;
- директор филиала;
- руководитель отдела;
- помощник (ассистент) руководителя;
- главный бухгалтер;
- начальник склада;
- водитель и т. п.
Чтобы установить режим ненормированного рабочего дня в организации, нужно выполнить следующие действия:
- дата, номер и место заключения;
- наименование организации;
- должность и Ф.И.О. работника;
- реквизиты трудового договора, в который вносятся изменения;
- новые условия, вносимые в договор.
Как только все документы оформлены, работодатель при необходимости имеет право давать сотрудником распоряжения о том, что необходимо задержаться и доделать работу.
Профессии, со 100%ненормированным графиком работы: Также работодатель самостоятельно определяет размер дополнительного отпуска, который не может быть менее трех дней.
Ограничений в отношении максимального количества дней дополнительного отпуска трудовое законодательство не содержит. Л.Ф.
Штатнова, эксперт по трудовому законодательству, для журнала «Нормативные акты» Помощь в решении практических ситуаций Каждый пятый бухгалтер России хорошо знаком с журналом «Практическая бухгалтерия», в котором с 2001 года публикуются статьи с конкретными решениями и рекомендациями. Теперь издание доступно еще и в электронном виде.
Узнайте о том, как получить полный доступ ко всем материалам >> Практическая энциклопедия бухгалтера Все изменения 2019 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.
Заполняем табель рабочего времени при — «отклонениях»
заполняем так. В соответствии с табелем за первую половину сентября сотруднице нужно выплатить зарплату пропорционально отработанному времени — за 28 часо в ст. 93 ТК РФ . Поскольку ребенку уже исполнилось полтора года, пособие ей не выплачиваетс я ст.
Отражение в табеле ненормированного рабочего дня
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Ситуация: нужно ли в табеле учета рабочего времени отражать часы переработки сверх графика. Сотруднику установлен ненормированный рабочий день
Да, нужно.
Особенностью режима ненормированного рабочего времени является возможность эпизодически привлекать сотрудника к работе за пределами установленной для него продолжительности рабочего времени (ст. 101 ТК РФ).
Работа сверх нормы для сотрудников с ненормированным рабочим днем не является сверхурочной работой и не подлежит дополнительной оплате. За работу в условиях ненормированного рабочего дня сотруднику полагается дополнительный отпуск продолжительностью не менее трех календарных дней (ст. 119 ТК РФ).
Отсюда можно было бы сделать вывод, что необходимость отмечать такие часы работы в табеле отсутствует.
ВажноВажно
Вместе с тем, это не так. Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником (ст. 91 ТК РФ). Указанный порядок в полной мере распространяется и на сотрудников с ненормированным рабочим днем.
[/su_box]
Поскольку четкий порядок учета времени переработки для таких сотрудников законодательством не установлен, полагаем, что работодатель может самостоятельно определить, как вести такой учет, приняв во внимание свою специфику.
Универсальным способом будет добавление в табель условного обозначения специально для учета рабочих часов, отработанных сверх графика, для сотрудников с ненормированным рабочим временем (например, буквенного кода «НР»).
Тогда под кодом явки в табеле будет вестись учет рабочих часов по графику, а под дополнительным кодом – учет часов работы сверх графика.
При этом ввести необходимое условное обозначение можно как в самостоятельно разработанную форму табеля, так и в унифицированную форму, например, № Т-12, утвержденную постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 (постановление Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20).*
Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
2. Статья: Ненормированный рабочий день: как отразить в кадровых документах? (в редакции «Система Кадры»)
Шаг 5. Ведем учет рабочего времени
Некоторым сотрудникам нашей организации установлен ненормированный рабочий день. Как правильно заполнять табель? Мы всегда ставим «восьмерки».
Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (ч. четвертая ст. 91 ТК РФ). Исключений из этого правила Трудовой кодекс не предусматривает. Однако на основании табеля учета рабочего времени сотрудникам начисляется зарплата, а часы, отработанные сверх нормы при ненормированном рабочем дне, оплате не подлежат.
В связи с вышесказанным сложились три подхода к вопросу об учете переработок при ненормированном рабочем дне. Первый подход – в табеле учета рабочего времени нужно отразить фактически отработанное сотрудником число часов, введя особый код – например, «НРД».
Второй подход – часы, отработанные за пределами нормальной продолжительности рабочего времени, следует фиксировать не в табеле учета рабочего времени, а в другом документе по усмотрению работодателя. Третий подход – часы переработок фиксировать вообще не нужно.
Совет
Рекомендуем учитывать время переработок в табеле учета рабочего времени или другом документе. Это поможет в случаях, когда необходимо точно установить факт присутствия сотрудника на работе (например, несчастный случай на производстве), при трудовых спорах и т. д.*
Журнал «Кадровое дело», № 5, май 2014
Учет ненормированного рабочего времени бюджетной организацией
Как правильно бюджетной организации организовать учет времени, фактически отработанного каждым работником в условиях ненормированного рабочего времени, согласно пункта 3 Постановления Правительства Республики Марий Эл от 27.07.2007 г. №183?
Четкий порядок учета времени переработки для сотрудников с ненормированным рабочим днем не установлен, полагаем, что работодатель может самостоятельно определить, как вести такой учет, приняв во внимание свою специфику.
Универсальным способом будет добавление в табель условного обозначения специально для учета рабочих часов, отработанных сверх графика, для сотрудников с ненормированным рабочим временем (например, буквенного кода «НР») (Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н).
Порядок заполнения табеля будет зависеть от того, какой способ для этого вы применяете – регистрация только отклонений от нормального использования рабочего времени или метод сплошной регистрации явок и неявок.
В первом случае введенный код («НР») будет фиксировать отклонение от нормального использования рабочего времени. А во втором (т. е. при методе сплошной регистрации) под кодом явки будет вестись учет рабочих часов по графику, а под дополнительным кодом – учет часов работы сверх графика.
- Обоснование
- Из рекомендации Ивана Шкловца, заместителя руководителя Федеральной службы по труду и занятости
- Как установить ненормированный рабочий день
- Понятие ненормированного дня
Ненормированный рабочий день – это особый режим работы, в соответствии с которым отдельные сотрудники могут по распоряжению работодателя при необходимости эпизодически привлекаться к труду за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени (ст. 101 ТК РФ).
Особенностью данного режима является такой характер работы, который по независящим от сотрудника причинам эпизодически не позволяет выполнять определенные трудовые функции в рабочее время.
Так, например, установление ненормированного рабочего дня юрисконсульту позволит привлекать его к участию в судебных заседаниях, начало и окончание которых может выходить за пределы рабочего дня, установленного в организации.
Обратите внимание
Привлекать к работе сотрудника, которому установлен ненормированный рабочий день, можно как до начала рабочего дня, так и после его окончания (ст. 101 ТК РФ, письмо Роструда от 7 июня 2008 г. № 1316-6-1).
Компенсация за ненормированную работу
За работу в режиме ненормированного рабочего дня сотрудникам положен ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск.
Продолжительность такого отпуска определите коллективным договором, Правилами трудового распорядка либо непосредственно трудовым договором (дополнительным соглашением к нему).
При этом продолжительность данного отпуска не может составлять менее трех календарных дней. Это следует из положений статьи 119 Трудового кодекса РФ.
Дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день может быть заменен денежной компенсацией по письменному заявлению сотрудника, в том числе до предоставления основного отпуска (ст. 126 ТК РФ).
Компенсацию рассчитывайте исходя из среднего заработка в Порядке, утвержденном постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.
Внимание: Предоставление отпуска связано не с фактом привлечения сотрудника к работе, а лишь с режимом работы. Для предоставления данного отпуска достаточно наличия условия о ненормированном рабочем дне в локальном акте и трудовом договоре (дополнительном соглашении) с сотрудником (ст. 101, 119 ТК РФ, п.
4 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 11 декабря 2002 г. № 884, письмо Департамента здравоохранения г. Москвы от 19 апреля 2010 г. № 72-18-204).
Это значит, что даже если сотрудника в течение рабочего года к работе за пределами стандартного графика не привлекали, то дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день полагается ему в полном размере.
Особенностью режима ненормированного рабочего времени является возможность эпизодически привлекать сотрудника к работе за пределами установленной для него продолжительности рабочего времени (ст. 101 ТК РФ).
Работа сверх нормы для сотрудников с ненормированным рабочим днем не является сверхурочной работой и не подлежит дополнительной оплате. За работу в условиях ненормированного рабочего дня сотруднику полагается дополнительный отпуск продолжительностью не менее трех календарных дней (ст. 119 ТК РФ).
Отсюда можно было бы сделать вывод, что необходимость отмечать такие часы работы в табеле отсутствует.
ВажноВажно
Вместе с тем, это не так. Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником (ст. 91 ТК РФ). Указанный порядок в полной мере распространяется и на сотрудников с ненормированным рабочим днем.
[/su_box]
Причем в отношении федеральных госучреждений обязанность вести учет времени, фактически отработанного в условиях ненормированного дня, прямо предусмотрена законодательством. Это установлено в пункте 3 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 11 декабря 2002 г. № 884.
Но поскольку четкий порядок учета времени переработки для сотрудников с ненормированным рабочим днем не установлен, полагаем, что работодатель может самостоятельно определить, как вести такой учет, приняв во внимание свою специфику.
Универсальным способом будет добавление в табель условного обозначения специально для учета рабочих часов, отработанных сверх графика, для сотрудников с ненормированным рабочим временем (например, буквенного кода «НР») (Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н).
Порядок заполнения табеля будет зависеть от того, какой способ для этого вы применяете – регистрация только отклонений от нормального использования рабочего времени или метод сплошной регистрации явок и неявок.
В первом случае введенный код («НР») будет фиксировать отклонение от нормального использования рабочего времени. А во втором (т. е. при методе сплошной регистрации) под кодом явки будет вестись учет рабочих часов по графику, а под дополнительным кодом – учет часов работы сверх графика.
Постановление Правительства Республики Марий Эл от 27.07.2007 № 183
Об утверждении Правил предоставления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем в организациях, финансируемых за счет средств республиканского бюджета Республики Марий Эл (с изменениями на 5 мая 2016 года)
3. Продолжительность дополнительного отпуска, предоставляемого работникам с ненормированным рабочим днем, не может быть менее 3 календарных дней.
Совет
Продолжительность дополнительного отпуска по соответствующим должностям устанавливается коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка организации и зависит от объема работы, степени напряженности труда, возможности работника выполнять свои трудовые функции за пределами установленной продолжительности рабочего времени и других условий.
Работодатель ведет учет времени, фактически отработанного каждым работником в условиях ненормированного рабочего дня.